Standaryzacja procesów zarządzania i obiegu dokumentów z Enova365
Poznaj historię jednego z naszych klientów - lidera z branży e-commerce
Wyzwanie
Nasz klient, europejski lider działający w branży sprzedaży internetowej, jedna z wiodących europejskich platform modowych i lifestylowych W Polsce, zatrudnia około 250 osób i stale się rozwija. Jednak jego rozproszona struktura wewnętrzna, z wieloma lokalizacjami w Polsce i oddziałami za granicą, zaczęła stanowić wyzwanie w zarządzaniu wewnętrzną dokumentacją pracowniczą
Pracownicy biurowi i logistyczni potrzebowali bardziej efektywnego sposobu zarządzania swoimi godzinami pracy – ręczne prowadzenie rejestrów na tym etapie dzialalności stało się uciążliwe, a brak odpowiednich narzędzi do zarządzania wprowadzał chaos w dokumentacji.
Celem stało się dostosowanie planowania grafików pracy do różnych lokalizacji i działów. Konieczne było dostarczenie elastycznego narzędzia, które sprostałoby tym konkretym potrzebom.
Klient zwrócił się do nas z prośbą o znalezienie i wdrożenie odpowiedniego narzędzia dostosowanego do jego potrzeb.
Rozwiązanie
Decyzja naszego Klienta o wejściu w tę współpracę była podyktowana kilkoma kluczowymi czynnikami, w tym naszym nowoczesnym i elastycznym systemem Planowania Zasobów i Wydajności (RCP). System RCP został bezproblemowo zintegrowany z aplikacją płacową Enova365, zaawansowanym narzędziem do zarządzania czasem pracy gdzie przetwarzane są obliczenia wynagrodzeń
- W trakcie fazy wdrożenia poszliśmy o krok dalej, aby uprościć procesy związane z płacami. Zaprogramowaliśmy automatyczne składniki płacowe związane z godzinami pracy, eliminując konieczność ręcznych obliczeń i wprowadzania danych. Ta poprawa efektywności znacząco zredukowała margines błędu i zaoszczędziła cenny czas dla naszego klienta.
- Równocześnie zoptymalizowaliśmy wewnętrzne przepływy dokumentów. Poprzez dedykowany workflow opracowany we współpracy między naszym zespołem a klientem wiele procesów związanych z dokumentami zostało zautomatyzowanych. To nie tylko poprawiło efektywność, ale także zmniejszyło ryzyko blokad w obszarze obsługi dokumentów.
Jednym z kluczowych osiągnięć w tym projekcie było wprowadzenie jednolitego raportowania we wszystkich oddziałach i lokalizacjach.
Rezultat
Oto główne wnioski i korzyści, jakie udało nam się osiągnąć:
- Standaryzacja procesów przepływu dokumentów: Wprowadzenie standaryzowanych procesów przepływu dokumentów zaowocowało pojedynczym kanałem komunikacji, redukując liczbę wysyłanych e-maili o połowę. To znacząco poprawiło klarowność i efektywność komunikacji wewnętrznej.
- Wyeliminowanie ręcznego śledzenia czasu pracy: Poprzez wyeliminowanie ręcznego śledzenia czasu pracy i całkowite zautomatyzowanie procesu, udało nam się znacząco skrócić czas potrzebny do przygotowania list płacowych oraz wyeliminować ryzyko błędów w obliczeniach płac. Czas ten został skrócony do zaledwie jednej trzeciej pierwotnie poświęconego na te zadania czasu.
- Zaprogramowanie indywidualnych składników wynagrodzeń i ich automatyzacja: Dzięki możliwości programowania indywidualnych składników wynagrodzeń i ich automatyzacji, pracownicy otrzymywali wynagrodzenia uwzględniające ich indywidualne oczekiwania. To zwiększyło satysfakcję pracowników i znacznie zoptymalizowało procesy związane z wypłatami.
- Jednolite raportowanie dla całej firmy: Wdrożenie jednolitego systemu raportowania dla całej firmy znacząco poprawiło przepływ informacji i umożliwiło szybsze podejmowanie decyzji na podstawie dostępnych danych.
Dostosowanie RCP dla bardzo różnorodnych działów z pełną automatyzacją składników związanych z czasem pracy było nie lada wyzwaniem, które było warto podjąć. Końcowe oszczędności czasowe przyniosły znaczące korzyści dla działu HR klienta, pracowników oraz naszych specjalistów odpowiedzialnych za zapewnienie najwyższej jakości obsługi.
Aleksandra Nowicka
Menedżer, BPiON
Chcesz uwolnić się od narastających, powtarzalnych operacji kadrowo-płacowych?
Bez względu na to, czy Twoja organizacja działa na rynku polskim, węgierskim czy rumuńskim, czy też operuje na innych rynkach Europy – nasze biura w Warszawie, Budapeszcie i Bukareszcie skutecznie pomogą twojej firmie w osiągnięciu zamierzonych celów.
Odblokuj swój potencjał – skontaktuj się z nami, aby uzyskać wsparcie dostosowane do Twoich potrzeb:
Kontakt:
