Wdrożenie obowiązkowego KSeF zmieniło nie tylko codzienne fakturowanie, ale, o czym mówi się znacznie rzadziej, wpłynęło też na procedury, w tym na zwrot podatku VAT podmiotom zagranicznym. Temat może wydawać się niszowy, ale z pewnością jest bardzo istotny dla firm z grupy kapitałowej z siedzibą za granicą, zagranicznych kontrahentów kupujących w Polsce oraz przedstawicielstw i organizacji międzynarodowych.
Dwie różne procedury zwrotu VAT, ważne rozróżnienie
Zanim przejdziemy do zmian, warto wyjaśnić, o czym mówimy. W polskim prawie podatkowym funkcjonują dwie różne ścieżki zwrotu VAT:
Zwrot nadwyżki podatku naliczonego nad należnym — to mechanizm dla polskich podatników VAT, którzy w danym okresie rozliczeniowym mieli więcej VAT-u do odliczenia niż do zapłaty. Składa się wniosek w JPK_V7. Tu KSeF skrócił podstawowy termin zwrotu z 60 do 40 dni.
Zwrot VAT podmiotom zagranicznym (VAT-Refund) — to odrębna procedura dla podmiotów, które nie posiadają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, z którego dokonywałyby transakcji gospodarczych, a które poniosły w Polsce wydatki z tytułu VAT. Dotyczy to podatników VAT z innych krajów UE (Dyrektywa 2008/9/WE) oraz podmiotów z krajów trzecich (XIII Dyrektywa VAT). Odrębne, choć w podobny sposób dostosowane do KSeF, zasady dotyczą również przedstawicielstw dyplomatycznych, urzędów konsularnych i organizacji międzynarodowych. Wniosek składa się przez odpowiednie organy lub systemy elektroniczne właściwego państwa członkowskiego.
To właśnie ta druga procedura, czyli VAT-Refund, została zmodyfikowana w związku z KSeF.
Co się zmieniło w procedurze VAT-Refund?
Numer KSeF zamiast kopii faktury
Dotychczas podmiot zagraniczny ubiegający się o zwrot VAT zapłaconego w Polsce był zobowiązany dołączyć do wniosku faktury dokumentujące zakupy: w oryginałach, uwierzytelnionych kserokopiach lub w formie elektronicznej przesłanej do urzędu skarbowego w dniu złożenia wniosku.
Od wejścia w życie znowelizowanych przepisów sytuacja się upraszcza: jeżeli zakup został udokumentowany fakturą wystawioną w KSeF, we wniosku o zwrot wystarczy podać numer identyfikujący tę fakturę w systemie. Tym samym nie ma konieczności przesyłania faktury jako załącznika, o ile we wniosku wskazano numer identyfikujący ją w KSeF, a urząd skarbowy weryfikuje fakturę samodzielnie przez KSeF.
Obowiązek dołączenia faktury pozostaje wyłącznie w przypadku faktur, które nie mają numeru KSeF, jak chociażby:
- faktury wystawione w trybie offline lub w przypadkach wyłączonych z obowiązku KSeF,
- faktury papierowe (tu nadal wymagany oryginał lub kserokopia),
- faktury elektroniczne bez numeru KSeF (tu konieczne przesłanie lub udostępnienie w dniu złożenia wniosku).
Likwidacja zbędnych czynności urzędowych
Rozporządzenie Ministerstwa Finansów wprowadziło też zmiany proceduralne po stronie urzędów, zlikwidowano m.in. obowiązek stemplowania i dziurkowania faktur zwracanych podmiotom po weryfikacji. To szczegół, który z perspektywy wnioskodawcy oznacza mniej formalności i szybszą obsługę.
Zmiany przy zwrocie towaru i fakturach korygujących
Zmodyfikowano też zasady postępowania w przypadku, gdy podmiot uprawniony zwraca towar sprzedawcy, np. w związku z reklamacją. Jeśli sprzedawca dokona zwrotu kwoty wraz z podatkiem, to dotychczas to sprzedawca był zobowiązany poinformować urząd skarbowy o wystawionej fakturze korygującej. Po zmianie ten obowiązek przechodzi na podmiot zagraniczny, to on informuje naczelnika urzędu skarbowego o otrzymanej fakturze korygującej i zwrocie VAT.
Przepisy przejściowe
Znowelizowane przepisy mają zastosowanie do wniosków za okresy przypadające od 1 stycznia 2026 r., składanych od dnia wejścia w życie nowelizacji.
Do wniosków za okresy sprzed 1 stycznia 2026 r. stosuje się zasady dotychczasowe, a wnioski za 2026 r. złożone przed wejściem w życie nowych przepisów są rozpatrywane jeszcze według zasad poprzednich.
Co to oznacza w praktyce?
Zagraniczne spółki z grupy kapitałowej kupujące w Polsce
Firmy z grup kapitałowych, których spółka matka lub siostrzana ma siedzibę za granicą i ponosi wydatki w Polsce (np. uczestniczy w targach, kupuje usługi od polskich dostawców, nabywa towary), mogą ubiegać się o zwrot polskiego VAT przez procedurę VAT-Refund. Nowe przepisy upraszczają dokumentowanie, ale w praktyce tylko wtedy, gdy polski dostawca wystawi fakturę w KSeF i przekaże numer KSeF kontrahentowi.
Praktyczna wskazówka: warto poinformować polskich dostawców, że kontrahent zagraniczny będzie ubiegał się o zwrot VAT przez procedurę VAT-Refund i poprosić o podawanie numeru KSeF na przesyłanej wizualizacji faktury lub w korespondencji.
Przedstawicielstwa dyplomatyczne i konsularne
Dla tej grupy zmiana jest analogiczna: zakupy udokumentowane fakturami z numerem KSeF nie wymagają fizycznego załączania dokumentów do wniosku. Zmodyfikowano też rozporządzenie dotyczące zwrotu VAT dla tej kategorii podmiotów, uwzględniając specyfikę faktur ustrukturyzowanych.
Polskie firmy wystawiające faktury zagranicznym kontrahentom
Choć zmiana dotyczy bezpośrednio zagranicznych wnioskodawców, polscy podatnicy powinni wiedzieć, że:
- faktury wystawiane zagranicznym kontrahentom (np. w ramach WDT, eksportu usług) nadal trafiają do KSeF, ale muszą być dodatkowo udostępniane kontrahentowi poza systemem, np. w formie pliku PDF, papierowego wydruku lub innej uzgodnionej formie,
- jeżeli faktura jest udostępniana kontrahentowi zagranicznemu poza KSeF w formie wizualizacji, należy zadbać, aby wizualizacja zawierała wymagane oznaczenia / kody umożliwiające weryfikację faktury, zgodnie z trybem jej wystawienia.
- zagraniczny nabywca, który nie ma dostępu do KSeF, powinien otrzymywać wizualizację faktury niezwłocznie po jej wystawieniu.
Szczególny przypadek, który często pojawia się w praktyce: spółki zarejestrowane do VAT w innym kraju UE muszą uważnie analizować, które z wystawianych przez nie faktur wymagają przesłania do KSeF, a które nie: kryterium jest miejsce opodatkowania transakcji, nie kraj siedziby spółki.
KSeF a ogólny zwrot VAT: co jeszcze się zmieniło w 2026 roku?
Dla porządku warto wspomnieć o zmianach dotyczących polskich podatników:
Od rozliczenia za luty 2026 r. podstawowy termin zwrotu nadwyżki VAT skrócił się z 60 do 40 dni. To efekt wdrożenia obowiązkowego KSeF: dawna preferencja dla dobrowolnych użytkowników systemu (40-dniowy zwrot na specjalnych warunkach) została zastąpiona powszechnym 40-dniowym terminem dla wszystkich.
Zmieniła się też struktura pliku JPK_V7: od wersji JPK_V7(3) zmieniono pozycje dotyczące wnioskowania o zwrot. Warto upewnić się, że systemy księgowe obsługują nową strukturę.
Terminy skrócone: 25 dni i 15 dni, pozostają bez zmian i nadal wymagają spełnienia dodatkowych warunków.
Więcej o tym, jak KSeF zmienił codzienną pracę z fakturami, opisujemy w artykule KSeF bez niedomówień: najważniejsze pytania i odpowiedzi.
Dlaczego outsourcing księgowości i doradztwa VAT pomaga przy takich zmianach?
Procedury VAT-Refund, fakturowanie zagraniczne w KSeF, zasady udostępniania faktur poza systemem, kody QR na wizualizacjach, numery KSeF w wnioskach o zwrot — to obszar, w którym łatwo o błąd, szczególnie gdy obsługujemy kontrahentów z różnych krajów.
Firmy działające w Polsce i za granicą, jak wiele klientów BPiON, korzystają na tym, że mają jednego dostawcę usług, który rozumie zarówno polskie przepisy o KSeF, jak i kontekst transgraniczny: jak faktura wystawiona w polskim systemie trafia do zagranicznej spółki, jak zweryfikować numer KSeF przy ubieganiu się o zwrot, jak przygotować procedury na wypadek, gdy zagraniczny kontrahent zgłosi chęć odzyskania VAT.
Jeśli obsługujesz zagranicznych kontrahentów, należysz do grupy kapitałowej z zagraniczną centralą lub po prostu chcesz mieć pewność, że Twoje faktury są poprawnie wystawiane i udostępniane, zapraszamy do kontaktu z zespołem BPiON.
Kontakt:
