Wprowadzenie do outsourcingu usług finansowych: Co każde przedsiębiorstwo powinno wiedzieć?

Od pełnej księgowości, poprzez usługi zgodności z przepisami i zarządzanie finansami po wsparcie w rozwoju technologicznym – obecnie outsourcing usług finansowych oferuje znacznie więcej niż poprawne prowadzenie ksiąg rachunkowych. Dlatego tak wiele firm decyduje się na delegowanie swoich zadań związanych z rachunkowością i finansami na zewnątrz.

Dotyczy to nie tylko małych przedsiębiorstw i mikro firm, które nie chcą, nie potrzebują albo nie mogą pozwolić sobie na stworzenie działu księgowo-finansowego. Outsourcing finansowy jest coraz popularniejszy wśród firm średnich i dużych, bo wszędzie tam solidny, doświadczony zewnętrzny dostawca usług potrafi usprawnić procesy i zoptymalizować działania.

Co to jest outsourcing usług finansowych?  

Outsourcing finansowy polega na przekazaniu zadań związanych z księgowością i finansami zewnętrznemu zespołowi ekspertów. W zależności od potrzeb danej firmy, outsourcing w przedsiębiorstwie może przyjąć jedną z dwóch form. Outsourcing selektywny polega na ustaleniu listy konkretnych procedur i zadań, które powierzamy zewnętrznemu dostawcy usług. Jeśli potrzebujemy kompleksowego wsparcia we wszystkich obowiązkach w danej dziedzinie, wtedy możemy zdecydować się na outsourcing pełny. Zarówno w jednym jak i w drugim przypadku taka decyzja ma na celu jak najlepsze, najefektywniejsze wykorzystanie zasobów.  

Jakie są główne korzyści outsourcingu w przedsiębiorstwie?  

Właśnie podniesienie efektywności operacyjnej przyświeca decyzji o korzystaniu ze wsparcia zewnętrznych ekspertów i ich stale aktualizowanej wiedzy z zakresu rachunkowości i prawa. Najważniejszą i najbardziej widoczną korzyścią takiego wyboru jest oczywiście obniżenie, często znaczne, kosztów związanych z utrzymywaniem stałego działu księgowości i finansów. Przy korzystaniu z outsourcingu usług finansowych nie ma potrzeby inwestować w rozbudowę wewnętrznych struktur i zwiększać wydatki związane ze szkoleniami, oprogramowaniem i kwestiami administracyjnymi. Korzystanie z rzetelnej wiedzy i kompetencji zewnętrznych ekspertów oraz powierzenie im odpowiedzialności za procedury,obowiązki i zadania pozwala ponadto wyeliminować ryzyko popełnienia błędów przez własny personel i ponoszenia z tego tytułu konsekwencji prawnych czy finansowych. Nie bez znaczenia jest też multidyscyplinarny charakter najlepszych dostawców outsourcingu usług finansowych. Dzięki takiemu bogatemu know-how można liczyć na wsparcie w wielu innych dziedzinach prowadzenia działalności. 

Jakie ryzyka są związane z outsourcingiem usług finansowych?  

Oczywiście kompleksowe powierzenie rozmaitych obowiązków i procedur związanych z księgowością i finansami wiąże się także z ryzykiem. To budzi wątpliwości i niechęć do przekazania ważnych informacji finansowych i danych osobowych zewnętrznemu podmiotowi. Solidny dostawca outsourcingu usług finansowych pozwala jednak te obawy rozwiać. Zapewnienie dostępu online do prowadzonych procesów, raportowanie oraz wykorzystanie najlepszych, najbardziej sprawdzonych sposobów na bezpieczeństwo danych to tylko kilka z rozwiązań, które stosujemy w BPION aby zapewnić naszym partnerom spokój i poczucie kontroli nad powierzonymi zagadnieniami, a jednocześnie pewność ich profesjonalnego wypełnienia.  

Jakie zadania finansowe może obejmować outsourcing w przedsiębiorstwie?  

Lista zadań księgowych i finansowych, którymi można i często warto objąć outsourcing w przedsiębiorstwie, zależy zawsze od indywidualnych potrzeb danej firmy. Czasami to, czego przedsiębiorstwo potrzebuje to wsparcie w ramach pełnej rachunkowości. Wtedy zewnętrznemu dostawcy powierzamy takie zadania jak księgowanie dokumentów, sprawozdania finansowe, rozliczanie faktur i podatków, przygotowanie deklaracji podatkowych sprawozdawczość i analizy finansowe, wsparcie podczas audytu/kontroli. To najczęściej rachunkowość z wykorzytsaniem nowoczesnych technologii, której podstawą działania jest wdrożenie narzędzi do integracji systemów, a skutkiem optymalizacja procesów. Zespół ekspertów outsourcingu usług finansowych pozwala zapewniać także usługi zgodności z przepisami, w tym tax comliance (sprawozdawczość podatkowa). Ponadto outsourcing w przedsiębiorstwie może korzystać z bogatego doświadczenia i wszechstronnej wiedzy zewnętrznych ekseprtów w celu zarządzania finansami, a z raportów, mapowania procesów i controllingu finansowego mogą korzystać dyrektorzy finansowi przy podejmowaniu strategicznych decyzji biznesowych. 

Jak wybrać odpowiedniego dostawcę usług outsourcingowych?  

W obecnych, cyfrowych czasach najodpowiedniejszym kandydatem na solidnego dostawcę outsourcingu finansowego jest ten, który oitrafi wykorzystać innowacje i nowoczesne technologie, by jak najbardziej usprawnić procesy i działalność przedsiębiorstwa. To jedna z gwarancji zapewnienia sobie przewagi konkurencyjnej. W tej digitalowej erze warto postawić na partnera, który potrafi zapewnić wsparcie we wdrażaniu i integracji systemów ERP, wyposażyć firmę w narzędzia do rejestrowania transakcji oraz przeprowadzić przez wszystkie niezbędne kroki i etapy transformacji cyfrowej.  

Dzisiaj oprócz potęgi nowoczesnych technologii i innowacji, na czoło wysuwa się także moc umiejętności miękkich. Świetne kompetencje komunikacyjne, elastyczność i sztuka dopasowania rozwiązań i metod pracy do indywidualnych potrzeb, otwartość na sugestie i feedback są tymi elementami, które mogą zamienić po prostu poprawny outsourcing usług finansowych w outsourcing znakomity – oparty na partnerstwie i pełnym zaufaniu. 

Kontakt: