Sezon urlopowy to dla działów HR i kadr okres szczególnej intensywności. Wraz z napływem wniosków urlopowych powracają praktyczne pytania dotyczące prawidłowego ustalania wymiaru urlopu, zasad jego udzielania, rozliczania wynagrodzenia urlopowego czy postępowania w sytuacjach szczególnych, takich jak choroba w trakcie wypoczynku.
Poniżej przedstawiamy uporządkowany przegląd najważniejszych zasad wynikających z Kodeksu pracy oraz przepisów wykonawczych — z uwzględnieniem zmian obowiązujących od 1 maja 2026 r.
Spis treści:
- Wymiar urlopu i zasady jego udzielania – aktualne regulacje
- Nowość od 1 maja 2026 r.: rozszerzenie zasad ustalania stażu urlopowego
- Wynagrodzenie urlopowe – charakter i zasady ustalania
- Choroba w trakcie urlopu – skutki dla pracodawcy
- Premie i nagrody – kwalifikacja na potrzeby urlopu
- Ekwiwalent za niewykorzystany urlop
- Najczęstsze błędy w praktyce kadrowej
Wymiar urlopu i zasady jego udzielania – aktualne regulacje
Pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze:
- 20 dni – przy stażu pracy krótszym niż 10 lat,
- 26 dni – po osiągnięciu co najmniej 10-letniego stażu pracy.
Do stażu urlopowego wlicza się nie tylko okresy zatrudnienia, ale również określone okresy nauki.
Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
Jeżeli urlop nie zostanie wykorzystany w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo, pracodawca powinien udzielić go najpóźniej do 30 września roku następnego.
Na wniosek pracownika urlop może zostać podzielony na części, przy czym jedna z części powinna obejmować co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.
Z perspektywy organizacyjnej istotne znaczenie ma planowanie urlopów — zarówno w formie planu urlopowego, jak i uzgodnień indywidualnych — co pozwala zapewnić ciągłość pracy w okresach zwiększonej absencji.
Nowość od 1 maja 2026 r.: rozszerzenie zasad ustalania stażu urlopowego
Jedną z najistotniejszych zmian ostatnich lat jest nowelizacja przepisów dotyczących ustalania stażu pracy, wpływającego na wymiar urlopu wypoczynkowego.
Od 1 maja 2026 r. katalog okresów uwzględnianych w stażu urlopowym został znacząco rozszerzony. Oprócz zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, uwzględnia się obecnie również m.in.:
- okresy wykonywania umów zlecenia,
- okresy prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej,
- okresy wykonywania umów agencyjnych.
Jednocześnie należy podkreślić, że umowy o dzieło nie są uwzględniane przy ustalaniu stażu urlopowego.
Aktualizacja stażu – tylko na wniosek pracownika
Zmiana stażu pracy nie następuje automatycznie.
Warunkiem jej uwzględnienia jest:
- złożenie przez pracownika stosownego wniosku,
- dostarczenie dokumentów potwierdzających okresy aktywności zawodowej (np. umów cywilnoprawnych, zaświadczeń z ZUS, dokumentów rejestrowych działalności gospodarczej).
Dopiero po ich weryfikacji pracodawca dokonuje przeliczenia stażu i ustala nowy wymiar urlopu.
W praktyce oznacza to, że:
- wymiar urlopu może ulec zmianie również w trakcie zatrudnienia (np. z 20 do 26 dni),
- zmiana obowiązuje od momentu udokumentowania okresów, a nie wstecz.
Dla pracowników zatrudnionych przed 1 maja 2026 r. przewidziano okres na uzupełnienie dokumentacji: do 30 kwietnia 2028 r.
Wynagrodzenie urlopowe – charakter i zasady ustalania
Wynagrodzenie urlopowe ma charakter gwarancyjny, jego celem jest zapewnienie pracownikowi takiego poziomu dochodu, jaki osiągnąłby, gdyby w tym czasie wykonywał pracę.
Składniki uwzględniane w podstawie
Do podstawy wynagrodzenia urlopowego wlicza się wynagrodzenie za pracę oraz inne świadczenia ze stosunku pracy, o ile:
- mają charakter roszczeniowy,
- są związane ze stosunkiem pracy,
- nie zostały wyłączone na podstawie przepisów (§ 6 rozporządzenia urlopowego).
Z podstawy wyłączone są m.in.:
- jednorazowe wypłaty za wykonanie określonego zadania,
- nagrody uznaniowe,
- świadczenia z ZFŚS,
- ekwiwalenty za pranie czy używanie odzieży roboczej.
Składniki stałe i zmienne
Sposób uwzględniania składników zależy od ich charakteru:
Składniki stałe (miesięczne)
Uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu korzystania z urlopu.
Składniki zmienne (miesięczne)
Uwzględnia się w średniej wysokości z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (a w uzasadnionych przypadkach z okresu do 12 miesięcy).
Składniki ponadmiesięczne
Nie są uwzględniane w wynagrodzeniu urlopowym — wypłacane są zgodnie z przyjętym harmonogramem.
Ustalenie wynagrodzenia
W praktyce:
- oblicza się stawkę godzinową na podstawie przyjętej podstawy,
- mnoży się ją przez liczbę godzin, które pracownik przepracowałby w czasie urlopu zgodnie z obowiązującym rozkładem czasu pracy.
Choroba w trakcie urlopu: skutki dla pracodawcy
Jeżeli pracownik w trakcie urlopu zachoruje i uzyska zwolnienie lekarskie (e‑ZLA), okres niezdolności do pracy:
- nie jest wliczany do urlopu wypoczynkowego,
- skutkuje obowiązkiem udzielenia niewykorzystanej części urlopu w późniejszym terminie.
Za okres choroby przysługuje:
- wynagrodzenie chorobowe (co do zasady przez pierwsze 33 dni w roku kalendarzowym, a w przypadku pracowników po 50. roku życia – przez 14 dni),
- następnie zasiłek chorobowy wypłacany przez ZUS.
Podobne skutki wywołują inne zdarzenia wskazane w przepisach, np. odosobnienie w związku z chorobą zakaźną.
Premie i nagrody: kwalifikacja na potrzeby urlopu
Kluczowe znaczenie ma charakter świadczenia, a nie jego nazwa.
Premia regulaminowa
– przysługuje na podstawie określonych kryteriów i ma charakter roszczeniowy
→ wliczana do podstawy wynagrodzenia urlopowego
Nagroda / premia uznaniowa
– jej przyznanie zależy od uznania pracodawcy
→ nie wlicza się do podstawy
W praktyce konieczna jest każdorazowa analiza zapisów regulaminowych oraz sposobu wypłaty świadczenia.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop
Kiedy przysługuje
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop przysługuje wyłącznie w przypadku:
- rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
W trakcie zatrudnienia urlop powinien być udzielany w naturze.
Zasady ustalania
Podstawa ekwiwalentu obejmuje:
- składniki stałe – w wysokości należnej w miesiącu rozwiązania stosunku pracy,
- składniki zmienne – średnia z 3 miesięcy,
- składniki ponadmiesięczne – średnia z 12 miesięcy.
Do ustalenia ekwiwalentu stosuje się tzw. współczynnik urlopowy, który w 2026 r. wynosi 20,83 (dla pełnego etatu), chyba, że regulamin pracy pracodawcy stanowi inaczej.
Najczęstsze błędy w praktyce kadrowej
Do najczęściej występujących nieprawidłowości należą:
- Nieprawidłowe ustalenie okresu przyjmowanego do podstawy wynagrodzenia.
- Błędna kwalifikacja składników wynagrodzenia (premie vs nagrody).
- Wliczanie składników ponadmiesięcznych do wynagrodzenia urlopowego.
- Wypłata ekwiwalentu zamiast udzielenia urlopu w trakcie zatrudnienia.
- Brak ponownego przeliczenia podstawy po zmianach w systemie wynagradzania.
- Pominięcie aktualizacji stażu pracy po dostarczeniu nowych dokumentów przez pracownika.
Podsumowanie
Prawidłowe rozliczanie urlopu wypoczynkowego wymaga nie tylko znajomości przepisów Kodeksu pracy, ale również umiejętności ich praktycznego zastosowania w kontekście konkretnych systemów wynagradzania i dokumentacji pracowniczej.
Zmiany obowiązujące od 1 maja 2026 r. dodatkowo zwiększają znaczenie bieżącej weryfikacji stażu pracy oraz ścisłej współpracy między pracownikiem a pracodawcą w zakresie dokumentowania okresów zatrudnienia i aktywności zawodowej.
W realiach rosnącej złożoności przepisów, szczególnie w okresie zwiększonej absencji urlopowej, kluczowe znaczenie ma standaryzacja procesów oraz zapewnienie poprawności naliczeń.
Outsourcing kadr i płac jako odpowiedź na złożoność przepisów
Prawidłowe naliczanie wynagrodzeń urlopowych i ekwiwalentów wymaga znajomości nie tylko Kodeksu pracy, ale też rozporządzenia o wynagrodzeniu urlopowym, aktualnego orzecznictwa Sądu Najwyższego i wewnętrznych dokumentów pracodawcy (regulaminów, umów, układów zbiorowych). W sezonie wakacyjnym, gdy rotacja i absencja wzrastają, obciążenie działów kadr rośnie proporcjonalnie.
Zewnętrzna obsługa kadrowo-płacowa pozwala na bieżąco stosować aktualne przepisy, eliminować błędy naliczeniowe i redukować ryzyko roszczeń ze strony pracowników lub kontroli PIP. Specjaliści BPiON obsługują procesy kadrowo-płacowe dla firm z różnych branż i krajów, zapewniając poprawność rozliczeń niezależnie od złożoności struktury zatrudnienia.
Kontakt:
