Urlop wypoczynkowy - zbiór najważniejszych informacji

Napisane przez Aleksandra Nowicka, HR & Payroll Manager i Natalia Zientara, HR & Payroll Specialist:

ZASADY UDZIELANIA URLOPU

Każdemu pracownikowi przysługuje coroczny, płatny urlop wypoczynkowy. Zwykle udziela się go w formie nieprzerwanej, jeśli jednak pracownik złoży odpowiedni wniosek, istnieje możliwość podzielenia go na części, przy czym żadna z tych części nie może być krótsza niż 14 dni kalendarzowych. Prawa do urlopu nie można się zrzec.

Urlop obejmuje wyłącznie dni robocze, a więc te, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy w danym dniu. W przypadku, gdy urlop w pracy nie zostanie wykorzystany przez pracownika w tym samym roku kalendarzowym, w którym nabył on do niego prawo, pracodawca zobowiązany jest udzielić go w następnym roku kalendarzowym, jednak nie później niż do dnia 30 września.

WYMIAR URLOPU WYPOCZYNKOWEGO

Długość urlopu wypoczynkowego ustalana jest przez pracodawcę na podstawie wewnątrzzakładowych przepisów prawa pracy, niemniej minimalny jego wymiar powinien wynosić:

• 20 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
• 26 dni – jeżeli pracownik jest zatrudniony 10 lat i więcej.

Do okresu zatrudnienia – w celu ustalenia wymiaru urlopu wypoczynkowego – zaliczamy:

• wszystkie poprzednio zakończone okresy zatrudnienia bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy;
• w przypadku jednoczesnego pozostawania w dwóch lub więcej stosunkach pracy zaliczeniu podlega również okres niezakończonego zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem stosunku pracy;
• okresy, za które pracownik zachowuje prawo do odszkodowania w przypadku skróconego okresu wypowiedzenia, jeżeli pracownik nie podjął w tym czasie pracy;
• okres pozostawania bez pracy, za który przyznano odszkodowanie pracownikowi przywróconemu do pracy;
• okresy urlopu wychowawczego;
• okres urlopu bezpłatnego, którego udzielono pracownikowi w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy, przez okres ustalony w porozumieniu zawartym pomiędzy tymi pracodawcami;
• okres pobierania zasiłków i stypendiów dla bezrobotnych;
• okres zasadniczej, zawodowej i nadterminowej służby wojskowej;
• okres pracy w policji, straży granicznej, straży pożarnej;
• okresy prowadzenia indywidualnego gospodarstwa rolnego lub pracy w gospodarstwie rolnym, na podstawie art. 1 ustawy z dnia 20.07.1990 r.
• inne okresy, które w myśl ogólnie obowiązujących przepisów podlegają uwzględnieniu do stażu pracy, od którego uzależnione są uprawnienia pracownicze;
• okresy ukończonej nauki w szkole:
  • zakończoną naukę w zasadniczej szkole zawodowej w wymiarze przewidzianym programem nauczania, nie więcej jednak jak 3 lata;
  • zakończoną naukę w średniej szkole zawodowej w wymiarze przewidzianym programem nauczania, nie więcej jednak jak 5 lat;
  • zakończoną naukę w średniej szkole zawodowej dla absolwentów zasadniczej szkoły zawodowej w wymiarze 5 lat;
  • zakończoną naukę w średniej szkole ogólnokształcącej – 4 lata;
  • zakończoną naukę w szkole policealnej – 6 lat;
  • ukończoną szkołę wyższą – 8 lat.

Do okresu zatrudnienia, od którego zależny jest wymiar urlopu, nie zaliczamy natomiast:

• okresów pracy na podstawie umów cywilnoprawnych;
• okresów prowadzenia działalności gospodarczej.

URLOP NALEŻNY

Urlop należny uzależniony jest od wymiaru czasu pracy i okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy – jego długość wylicza się stosując odpowiednią zasadę proporcjonalności.

Zasada pierwsza:

Urlop należny pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy powinien być proporcjonalny do wymiaru jego pracy.

Zgodnie z art. 154 § 2 k.p., niepełny dzień urlopu zawsze zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

Rozliczając urlop należny według powyższego, należy pamiętać, że jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy.

Zasada druga:

Pracownikowi zatrudnionemu w danym roku kalendarzowym przysługuje urlop należny w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia, przy czym jeden miesiąc kalendarzowy pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi.

Niepełny miesiąc kalendarzowy zawsze zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca pracy, a niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

Zasada trzecia:

Pracownikowi zatrudnionemu u kolejnego pracodawcy w tym samym roku kalendarzowym przysługuje urlop w pracy w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym.

Jeżeli pracownik wykorzystał urlop w pracy w wyższym wymiarze u poprzedniego pracodawcy, to u kolejnego pracodawcy przysługuje urlop w odpowiednio niższym wymiarze, jednak łączny wymiar urlopu nie może być niższy niż wynikający z łącznego okresu przepracowanego u wszystkich pracodawców w danym roku kalendarzowym. W przypadku, kiedy ustanie stosunku pracy i nawiązanie stosunku pracy u innego pracodawcy następuje w tym samym miesiącu, to zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje tylko pierwszy pracodawca, pamiętając, że:

• miesiąc kalendarzowy = 1/12 wymiaru urlopu
• niepełny miesiąc kalendarzowy – zaokrąglenie w górę do pełnego miesiąca
• niepełny dzień urlopu – zaokrąglenie w górę do pełnego dnia

PIERWSZY URLOP W ŻYCIU

Urlop wypoczynkowy pracownika podejmującego się pracy po raz pierwszy w życiu, liczony jest nieco inaczej niż urlop innych pracowników. Zgodnie z art. 153 k.p., pracownik taki wraz z upływem każdego kolejnego miesiąca pracy nabywa uprawnienia do urlopu wypoczynkowego w 1/12 wymiaru przysługującego mu po przepracowaniu roku. Urlop w pełnym wymiarze udzielany na zasadach ogólnych zacznie mu przysługiwać dopiero po przepracowaniu pierwszego roku kalendarzowego.

Jak ustalić 1/12 wymiaru urlopu wypoczynkowego?

W pierwszej kolejności należy ustalić roczny wymiar urlopu wypoczynkowego dla danego pracownika – czy wynosi on 20 lub 26 dni? Oczywiście w związku z tym, iż jest to pierwsze zatrudnienie tego pracownika, powinien mu przysługiwać urlop w wymiarze do 20 dni. Następnie ten wymiar należy podzielić przez 12 miesięcy, które występują w roku kalendarzowym, i pomnożyć przez jeden miesiąc, co daje wynik 1,666 dnia urlopowego. Niektórzy praktycy zaokrąglają tę liczbę do 1,67 dnia.

1,66 dnia urlopu należy pomnożyć przez obowiązującą pracownika normę czasu pracy, tj.

1,66 dnia urlopu x 8 godzin = 13,28 godzin.

0,28 godziny mnożymy razy 60 minut = 16,8 minut. Niektórzy pracodawcy zaokrąglają ten wynik do 17 minut lub 20 minut.

URLOP NA ŻĄDANIE

Urlop na żądanie to urlop wypoczynkowy udzielany w specjalnym trybie. Ma do niego prawo każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę, gwarantuje to Kodeks pracy (art. 167²). Urlop na żądanie udzielany jest wyłącznie w sytuacjach nieprzewidzianych i losowych.

Urlop w pracy udzielany w trybie na żądanie może wynosić maksymalnie 4 dni w każdym roku kalendarzowym. Jeśli danemu pracownikowi w danym roku kalendarzowym przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze 26 dni, to oznacza, że 4 z tych 26 dni może on wykorzystać jako urlop na żądanie.

O tym, że pracownik zamierza wykorzystać przysługujący mu urlop w pracy w trybie na żądanie, pracodawca powinien zostać powiadomiony najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia, jednak przed godziną rozpoczęcia pracy. Wniosek o urlop na żądanie nie musi być złożony w formie pisemnej – można go zgłosić ustnie, na przykład telefonicznie lub drogą e-mailową.

Pracodawca ma możliwość odmowy tylko w dwóch sytuacjach:

• gdy zachodzi sprzeczność wykorzystania urlopu w żądanym terminie z zasadą dbałości o dobro i mienie pracodawcy,
• gdy zachodzi prawdopodobieństwo spowodowania przez nieobecność pracownika szkody materialnej w mieniu zakładu pracy.

Urlop na żądanie w kwestii wynagrodzenia traktowany jest tak samo jak urlop wypoczynkowy, innymi słowy w czasie jego trwania pracownikowi przysługuje wypłata w wysokości 100% wynagrodzenia.

Regulacjami dotyczącymi przydzielania i rozliczania urlopów zajmuje się właściwy danemu przedsiębiorstwu dział administracji, do którego zadań należy kompleksowa obsługa kadr i płac.