Spółka z o.o. zarejestrowana do VAT w innym kraju UE – czy faktury z zagranicznym numerem VAT trafiają do KSeF?

Od kwietnia 2026 roku KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, obowiązuje wszystkie firmy działające w Polsce – to jedna z największych zmian w polskiej księgowości ostatnich lat. Dla spółek prowadzących działalność również za granicą pojawia się jednak istotne pytanie: czy faktury wystawiane z zagranicznym numerem VAT również muszą trafiać do KSeF? Odpowiedź nie jest jednoznaczna i zależy od kilku kluczowych czynników, które omawiamy poniżej.

Spis treści:

• Opis sytuacji – skąd bierze się wątpliwość?
• KSeF – kiedy faktura musi trafić do systemu?
• Faktura z NIP BE a KSeF – kiedy nie ma obowiązku wysyłki?
• Sprzedaż towarów – analiza obu wariantów
• Sprzedaż usług a KSeF – gdzie robi się trudniej
• Podsumowanie

Opis sytuacji – skąd bierze się wątpliwość?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zarejestrowana w Polsce zgodnie z Kodeksem Spółek Handlowych, dla celów podatku VAT jest również zarejestrowana w innym kraju Unii Europejskiej – Belgii. Zakupiony towar od Spółki „matki” przypływa do portu, nie na terenie Polski, ale do portu w innym kraju Unii Europejskiej. Zawarta transakcja wygląda następująco:

• Przypłynięcie towaru do portu na terenie innego kraju Unii Europejskiej, gdzie Polska Spółka zarejestrowana jest do VAT -> Bezpośrednia sprzedaż towaru np. do Francji -> Wystawienie faktury sprzedaży WDT (stawka 0%) z numerem VAT BE
• Przypłynięcie towaru do portu na terenie innego kraju Unii Europejskiej, gdzie Polska Spółka zarejestrowana jest do VAT -> Bezpośrednia sprzedaż towaru do kontrahenta z Polski -> Wystawienie faktury sprzedaży WDT (stawka 0%) z numerem VAT BE

W związku z powyższym spółka zadała pytanie: czy faktury wystawione z zagranicznym numerem VAT powinny być przesyłane do KSeF?

KSeF – kiedy faktura musi trafić do systemu?

Obowiązek wysyłki faktury do Krajowego Systemu e-Faktur powstaje, gdy łącznie spełnione są dwa warunki:

• wystawcą jest polski podatnik VAT (sp. z o.o.) działający w ramach polskiej rejestracji VAT (NIP PL)
• faktura dokumentuje czynność podlegającą opodatkowaniu w Polsce (np. dostawa krajowa, usługa opodatkowana w Polsce)

Faktura z NIP BE a KSeF – kiedy nie ma obowiązku wysyłki?

Faktury sprzedaży wystawione w ramach zagranicznej rejestracji do VAT nie mają obowiązku wysyłki do KSeF jeśli dotyczą transakcji, dla której miejscem opodatkowania jest Belgia (lub inne państwo UE) i powinny być rozliczona zgodnie z przepisami kraju tej rejestracji.

Kluczowym kryterium jest miejsce opodatkowania transakcji dla celów podatku VAT.

Sprzedaż towarów – analiza obu wariantów

Wariant 1 – sprzedaż z Belgii do Francji

W opisanym zdarzeniu w punkcie 1 mamy do czynienia ze sprzedażą towarów z terenu Belgii do Francji. Przemieszczenie towarów – WDT – następuje między Belgią a Francją, a więc miejscem opodatkowania nie jest terytorium Polski. Spółka wystawiła poprawną fakturę z numerem VAT BE. Taka faktura nie musi być wysłana do KSeF.

Wariant 2 – sprzedaż z Belgii do kontrahenta z Polski

W punkcie 2 mamy do czynienia ze sprzedażą towarów z terytorium Belgii do kontrahenta mającego swoją siedzibę na terytorium Polski. Przemieszczenie towarów – WDT – następuje między Belgią a Polską. W tym przypadku miejscem opodatkowania jest Belgia, mimo, że towar finalnie trafia do kontrahenta z Polski. Taka faktura również nie musi być wysłana do KSeF.

Sprzedaż usług a KSeF – gdzie robi się trudniej

Przy sprzedaży usług sytuacja jest bardziej złożona niż w przypadku towarów. Dla sprzedaży usług obowiązuje co do zasady reguła, że miejscem opodatkowania jest kraj siedziby nabywcy. Co to oznacza dla KSeF?

Wysyłka faktur sprzedaży do KSeF nie jest wymagana, jeśli:

• faktura wystawiana jest z numerem VAT innym niż NIP PL (np. z numerem VAT BE lub innego państwa członkowskiego),
• usługa świadczona jest na rzecz kontrahenta z innego kraju UE, a miejscem opodatkowania jest kraj nabywcy (np. Belgia, Niemcy itd.)

W takiej sytuacji faktura nie podlega pod Krajowy System e-Faktur.

Wyjątki, o których warto pamiętać

Nie wszystkie usługi podlegają zasadzie ogólnej. Istnieją przypadki, w których miejsce opodatkowania wyznaczają odrębne reguły:

• usługi związane z nieruchomościami – opodatkowane w kraju położenia nieruchomości,
• niektóre usługi eventowe – opodatkowane w kraju faktycznego wykonania,
• transport pasażerów – opodatkowany według trasy przejazdu.

W takich sytuacjach może się zdarzyć, że faktura wystawiona z numerem VAT innym niż NIP PL dotyczy usługi opodatkowanej w Polsce – i wówczas jej wysyłka do KSeF może być wymagana. To jeden z częstszych błędów, który pojawia się w praktyce księgowej firm działających wielonarodowo.

Podsumowanie

Fakt, że polska spółka wystawia fakturę z numerem VAT z innego kraju członkowskiego, nie oznacza automatycznie, że dokument ten jest zwolniony z obowiązku przesłania do KSeF. Każda sytuacja – a zwłaszcza sprzedaż usług – wymaga indywidualnej analizy z uwzględnieniem miejsca opodatkowania transakcji.

Jeśli Twoja firma prowadzi działalność w kilku krajach UE i masz wątpliwości co do obowiązków w zakresie KSeF lub szeroko rozumianej księgowości międzynarodowej, skontaktuj się z naszymi specjalistami – pomożemy ustalić, które faktury wymagają wysyłki do systemu, a które nie.

Kontakt: