Rewolucja w kadrach 2026: Koniec ery „na piśmie”. Jak wdrożyć elektroniczną dokumentację?

Rok 2026 zapisze się w historii polskiego prawa pracy jako moment ostatecznego przełamania bariery między tradycyjnym papierem a cyfrową rzeczywistością. Nowelizacja Kodeksu pracy wynikająca z przepisów Ustawy z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, która weszła w życie 27 stycznia 2026 roku, wprowadza fundamentalną zmianę: pełne zrównanie postaci papierowej i elektronicznej w kluczowych procesach kadrowych. Dla działów HR i Payroll oznacza to nie tylko mniej segregatorów, ale przede wszystkim konieczność przemodelowania codziennych nawyków i procedur.

Spis treści:

• Najważniejsza zmiana: „Postać” zamiast „Formy”
• Szeroki wachlarz zastosowań tzw. postaci elektronicznej w praktyce
• Nowy system ICT dla mikroprzedsiębiorców
• Jak przygotować dział kadr na zmiany?

Najważniejsza zmiana: „Postać” zamiast „Formy”

Kluczem do zrozumienia reformy 2026 jest zastąpienie w wielu artykułach Kodeksu pracy sformułowania „na piśmie” wyrażeniem „w postaci papierowej lub elektronicznej”.

W praktyce oznacza to, że w przypadku kilkunastu konkretnych czynności nie jest już wymagany kwalifikowany podpis elektroniczny, który dotychczas był barierą dla wielu pracowników. Obecnie wystarczy tzw. postać elektroniczna, czyli np. wiadomość e-mail ze służbowej skrzynki, wniosek złożony w systemie kadrowo-płacowym (ESS) czy komunikat wysłany przez wewnętrzny komunikator firmowy (np. Slack lub Teams).

Szeroki wachlarz zastosowań tzw. postaci elektronicznej w praktyce

Od stycznia 2026 roku drogą elektroniczną możemy załatwić niemal każdy aspekt życia pracowniczego. Przykłady zastosowań (postać papierowa lub elektroniczna):

• Zarządzanie czasem pracy: Wniosek o urlop bezpłatny, odbiór nadgodzin czy wyjście prywatne nie wymagają już papierowego podania. Pracownik może zgłosić chęć wyjścia prywatnego na komunikatorze, a przełożony zatwierdza to jednym kliknięciem, co automatycznie odnotowuje system płacowy.
• Organizację pracy: Wnioski o ruchomy czas pracy, system weekendowy lub indywidualny rozkład są teraz w pełni cyfrowe. Podobnie wygląda sytuacja z okazjonalną pracą zdalną – koniec z drukowaniem wniosków o 24 dni limitu rocznego.
• Obowiązki informacyjne: Pracodawca może przekazać informację o wprowadzeniu monitoringu (wizyjnego, poczty czy GPS) oraz o przejściu zakładu pracy na innego pracodawcę za pomocą masowego e-maila lub powiadomienia w intranecie.
• Onboarding: Kwestionariusze osobowe, e-skierowania na badania lekarskie oraz potwierdzenia zapoznania się z instrukcjami BHP
• Obsługa benefitów (ZFŚS): Oświadczenia o dochodach do „wczasów pod gruszą” czy wnioski o pożyczki z funduszu socjalnego są procesowane przez portal pracowniczy, bez konieczności dostarczania dokumentów papierowych.

Nowy system ICT dla mikroprzedsiębiorców

Początek 2026 roku to także debiut rządowego systemu teleinformatycznego (dostępnego przez praca.gov.pl). Jest on dedykowany głównie mikroprzedsiębiorcom oraz osobom zatrudniającym nianie czy pomoce domowe. System ten umożliwia zawieranie umów o pracę i zlecenie według gotowych szablonów, automatyczne zgłaszanie pracowników do ZUS oraz prowadzenie e-teczek bez konieczności posiadania własnego, drogiego oprogramowania HR.

Jak przygotować dział kadr na zmiany? 

Aby w pełni wykorzystać potencjał 2026 roku, należy podjąć cztery kluczowe kroki:

• Audyt procedur: Należy przejrzeć regulaminy i wyeliminować wymóg formy pisemnej tam, gdzie prawo dopuszcza obecnie zwykły e-mail.
• Aktualizacja systemów: Warto upewnić się, że system HR posiada moduły samoobsługi dostosowane do nowych typów wniosków.
• Bezpieczeństwo danych: Należy wdrożyć jasne procedury archiwizacji e-maili i logów systemowych jako dowodów kadrowych, zgodnie z RODO.
• Komunikacja z załogą: Pracownicy muszą wiedzieć, że ich wiadomość na komunikatorze ma teraz moc prawną i jest wiążącym wnioskiem kadrowym.

Elektronizacja w 2026 roku to nie tylko wygoda, to przede wszystkim bezpieczeństwo prawne i szybkość, która w dobie pracy hybrydowej stała się niezbędnym standardem.

Kontakt: