Listy obecności towarzyszą nam na każdym kroku od najwcześniejszych lat. Są obowiązkowym elementem, niezbędnym do realizacji konkretnych celów najpierw w szkole, potem w pracy. Pozwalają uzyskać świadectwo i promocję do następnej klasy, a w sferze zawodowej otrzymanie wynagrodzenia i ewentualnej premii. Dlatego właśnie są też obowiązkowym punktem działań kadrowo-płacowych. To obowiązek, który istnieje od dawna, ale obecnie można go wykonać w wygodniejszy, efektywniejszy sposób.
Efektywności, terminowości i prawidłowego przeprowadzenia ewidencji czasu pracy oczekują wszyscy zatrudnieni w firmie. Rozliczenie czasu pracy, nadgodzin, spóźnień, to operacje na setkach, tysiącach danych, w których łatwo o pomyłki, opóźnienia i niezadowolenie. Automatyzacja rejestracji czasu pracy (RCP) przychodzi tutaj z nieocenioną pomocą.
Czym jest system RCP i jak działa?
System RCP jest opartym na nowoczesnych rozwiązaniach sposobem na prowadzenie ewidencji czasu pracy. Tradycyjne metody polegały na rejestracji obecności pracowników głównie w wersji papierowej – czasem były to luźne kartki, czasem księgi wejść i wyjść. Z tego względu tamte sposoby były narażone na wszelkie możliwe ryzyka – ryzyko błędów, manipulacji i zniszczenia. Systemy RCP są tych zagrożeń pozbawione. Stanowią wiarygodne źródło danych potrzebnych do rozliczenia pracy i wypłaty wynagrodzenia. Cyfrowa lista obecności, którą de facto jest system RCP w BPO, pozwala na bieżąco gromadzić informacje o rozpoczęciu i zakończeniu wykonywania zawodowych obowiązków danego dnia, spóźnieniach, nadgodzinach, urlopach, zwolnieniach i wielu innych. Komplet tych danych i całą dokumentację dział kadr ma w jednym miejscu.
Jakie są główne zalety wdrożenia systemu RCP w firmie BPO?
Uruchomienie systemu RCP w BPO nie tylko pozwala na uniknięcie błędów i pomyłek oraz związanych z nimi opóźnień i nieprawidłowości. Na każdym etapie stanwoi bowiem znaczące wsparcie działu HR & Payroll pozwalające oszczędzić czas i wyeliminować stres. System RCP zapewnia przejrzystą ewidencję czasu pracy, szybki dostęp do cyfrowej listy obecności, skuteczniejszą kontrolę informacji pochodzących od pracowników i wygodny dostęp do grafików pracy, zarówno aktualnych jak i archiwalnych.
Automatyczne podliczanie wskaźników dotyczących liczby przepracowanych godzin działa z korzyścią dla wydajności terminowości procesów kadrowo-płacowych, co pośrednio przyczynia się do zwiększenia satysfakcji i zadowolenia wszystkich zatrudnionych. Ponadto elektroniczna ewidencja czasu pracy to przejrzysta, sprawiedliwa forma równego traktowania i nieinwazyjna, uczciwa forma kontroli, a jej transparentność wpływa na zwiększone zaufanie zespołu.
Jakie funkcjonalności powinien oferować nowoczesny system RCP?
Nowoczesne systemy RCP dostępne na rynku oferują paletę możliwości, a o ich wyborze w głównej mierze powinny decydować preferencje i potrzeby danego przedsiębiorstwa. Zazwyczaj system RCP w BPO składa się z dwóch komponentów – urządzenia z niezbędnymi akcesoriami (rejestrator, sterowniki, czytniki kart, karty zbliżeniowe lub breloki) oraz oprogramowania do zarządzania. Niekiedy jednak wystarczy sam software, zwłaszcza jeśli ewidencja czasu rpacy dotyczy głównie trybu zdalnego albo praca odbywa się w terenie.
Z pewnością najważniejszą, wręcz konieczną funkcjonalnością na którą trzeba zwracać uwagę jest opcja dostępu online na różnego typu urządzaniach od smartfonów, przez tablety po komputery. Warto przyjrzeć się też dostępnym możliwościom raportowania i wybrać takie, jakie z punktu widzenia HR & Payroll danej firmy najlepiej spełniają oczekiwania i są najbardziej potrzebne. Duże znaczenia ma też łatwość obsługi dla pracowników na różnym poziomie technologicznego zaawansowania. Ponadto istotną kwestią jest gwarancja zapewnienia najwyższego bezpieczeństwa danych oraz funkcje blokad możliwości modyfikowania informacji przez osoby do tego nieuprawnione.
W jaki sposób system RCP może zwiększyć efektywność zarządzania czasem pracy?
Jak już wspomnieliśmy system RCP w BPO przynosi znaczne ułatwienie ewidencji czasu pracy, czyli jednego z wielu obowiązków działu kadr i płac. Dzięki temu, że pomaga w automatyzacji procesów kadrowych, pozwala zaoszczędzić czas. I to nie tylko czas do tej pory poświęcany na żmudne rozliczenia. To też czas związany z pomyłkami, poprawkami czy wyjaśnieniami błędów. W przypadku systemu RCP ryzyko nieprawidłowości, a zatem i opóźnień, jest właściwie wyeliminowane. To sprawia, że eksperci HR & Payroll mogą skupić się na innych, kluczowych obowiązkach,
Jakie są najczęstsze wyzwania przy wdrażaniu systemu RCP i jak je przezwyciężyć?
Największe wyzwanie przy wdrażaniu systemu RCP w BPO ma wymiar psychologiczny. Jak w przypadku każdej zmiany i nowości, przejście z tradycyjnej, papierowej ewidencji czasu pracy na cyfrową listę obecności może budzić początkowo obawy i wątpliwości zarówno w dziale kadr i płac, jak i u wszystkich pozostałych pracowników. Najlepszym sposobem na ich przezwyciężenie i rozwianie jest dokładne przedstawienie celu wdrożenia systemu RCP ze szczególnym uwzględnieniem korzyści jakie odniosą poszczególni pracownicy z takiego rozwiązania.
Zespół może obawiać się, że innowacyjny system stanowić będzie zbyt ingerujące narzędzie kontroli. W takim przypadku warto wyjaśnić, że nowe narzędzie nie gromadzi żadnych innych danych oprócz tych zbieranych do tej pory, a do tego czyni to w sposób transparentny, równy dla wszystkich i skutkuje rzetelnym rozliczeniem czasu pracy i terminową wypłatą wynagrodzenia.
Jakie korzyści płyną z integracji systemu RCP z innymi systemami w firmie?
System RCP W BPO to jedno z kilku innowacyjnych narzędzi do zwiększania wydajności procesów kadrowo-płacowych w każdej firmie. Z naszego doświadczenia i partnerstwa z licznymi działami HR & Payroll, wynika, że kompleksowe wdrożenie RCP do spółki z innymi rozwiązaniami bazującymi na cyfrowych rozwiązaniach, skutkuje znaczącym zwiększeniem wydajności i efektywności działania departamentu kadr i płac oraz całej firmy i poprawą satysfakcji pracowników z innych działów.
Zespół BPiON po zapoznaniu się z bolączkami i oczekiwaniami swoich partnerów potrafi elastycznie dobrać narzędzia, które najlepiej zdadzą w danej firmie rezultat. Wśród takich elementów służących optymalizacji procesów kadrowo-płacowych i zadowoleniu zatrudnionych wymienić można uruchomienie portali do samoobsługi pracowników, przejście na elektroniczny obieg dokumentów i podpisy elektroniczne, cyfrowe akta osobowe e-teczka, e-paski i e-wnioski. Integracja tych wszystkich lub wybranych narzędzi z systemem RCP do efektywnej ewidencji czasu pracy zapewnia paletę korzyści – przejrzystość, szybkość, efektywność, bezpieczeństwo i wygodę.
Kontakt:
