Nigdy nie wierzyliśmy w strategie, w których budżet ustala się z góry na co najmniej 12 miesięcy i wszystkie podejmowane decyzje nakierowuje na realizację jednego jedynego celu, jakim jest jego osiągnięcie. Raczej niewiele firm brało pod uwagę w swoich założeniach obecną pandemię koronawirusa i związane z nią konsekwencje ekonomiczne.
Planowanie w oparciu o scenariusze to nowy rodzaj strategii, który pozwala firmom wybierać warianty na podstawie ewolucji określonych zmiennych. Ale kiedy i na jakiej podstawie możemy stwierdzić, że jeden scenariusz będzie korzystniejszy od drugiego w danych okolicznościach, albo zdecydować, że nadszedł już najwyższy czas na zmianę? Koniec końców wszyscy chcemy podjąć najlepszą decyzję najszybciej jak to możliwe i wykorzystując jak najkrótsze informacje.
Można zadać sobie pytanie: w jaki sposób stworzyć taki płynny przepływ informacji? Odpowiedzią są zaawansowane narzędzia raportowania.
Kompleksowy, ustrukturyzowany i oparty na rzetelnych danych system raportowania będzie doskonałym wsparciem Twoich decyzji biznesowych nie tylko na szczeblu zarządzania, ale także na poziomie front office, co pozwoli na podejmowanie działań biznesowych w czasie rzeczywistym, zaś obieg informacji niezbędnych do ich podjęcia ulegnie znacznemu skróceniu.
Jakie dodatkowe korzyści może przynieść Twojej firmie zautomatyzowanie procesów raportowania?
+ Ograniczysz ręczne wykonywanie zadań przez Twój zespół finansowy, który dzięki temu będzie mógł spożytkować swoje umiejętności na rzeczy ważniejsze niż przygotowywanie milionów arkuszy kalkulacyjnych;
+ W rezultacie obniżysz koszty i zaoszczędzisz czas na poziomie całego przedsiębiorstwa.
Twój raport będzie można z łatwością zmodyfikować w czasie rzeczywistym dopasowując go do aktualnych wymagań i informacji z kilku różnych źródeł danych prezentowanych w przyjaznym dla użytkownika pulpicie nawigacyjnym.
Jakich raportów potrzebuje Twoja firma?
Mogą to być:
+ różnego rodzaju wewnętrzne raporty zarządcze (np. sprawozdania z wykorzystania środków i wydajności, porównania wyników finansowych z budżetem, prognozy finansowe, sprawozdania z przepływów pieniężnych, raporty wynagrodzeń i inne raporty kadrowe) o zróżnicowanych częstotliwościach i wymaganiach, wspierające podejmowanie decyzji wewnętrznych zgodnych z lokalnymi/grupowymi zobowiązaniami i standardami (MSSF, US GAAP itp.);
+ oraz obowiązkowe zewnętrzne raporty finansowe (np. sprawozdania finansowe, deklaracje podatkowe) miesięczne i roczne, przeznaczone dla lokalnych organów podatkowych.
Na szczęście wszystkie te raporty wymagają użycia tych samych narzędzi cyfrowych. O jakich narzędziach mowa?
Istnieją różne poziomy automatyzacji – od żonglowania funkcjami Excela po używanie raportów samoobsługowych – w zależności od faktycznego etapu rozwoju cyfrowego, na którym znajduje się spółka. Kilka przykładowych to chociażby:
+ ETL (EXTRACT – TRANSFORM – LOAD)
Źródła mogą stanowić: Excel, Access, Smartsheet.com, bazy danych, inne pliki (csv, txt, json) itp.
+ API, interfejsy
+ Hurtownia danych
+ Pulpity nawigacyjne BI wykorzystujące AI
+ itd.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tych narzędziach i opcjonalnych etapach ewolucji cyfrowej, kliknij tutaj.
Informatyzacja procesów i BPO (Business Process Outsourcing)
Posiadanie efektywnego systemu raportowania biznesowego w czasie rzeczywistym wymaga z reguły dużych nakładów czasu i pieniędzy, aczkolwiek w tym przypadku można zastosować również podejście typu plug-in. Warto rozważyć wykorzystanie narzędzi raportowania i osiąganie celów biznesowych w ramach usług outsourcingowych, łącząc je z profesjonalnym wsparciem księgowym, kadrowo-płacowym i doradczym.
Wybierając usługi księgowe BPiON, otrzymujesz następujące możliwości raportowania biznesowego:
Raporty finansowe i kontrolne:
+ cykliczne raporty zarządcze
+ analizy ad hoc
+ planowanie finansowe (budżetowanie i prognozowanie)
+ raporty z przepływu środków pieniężnych
+ różne metody księgowania kosztów
+ sprawozdania finansowe zgodne z MSSF, US GAAP lub lokalnymi GAAP
+ monitorowanie i wdrażanie wymogów ustawowych.
Raporty kadrowo-płacowe:
+ raporty alokacji kosztów wynagrodzeń (według działów lub miejsc generujących koszty)
+ raporty zmian krytycznych
+ szczegółowe raporty płac (włączając w to świadczenia, odliczenia, wynagrodzenia netto oraz podatki i składki płacone przez pracodawcę na rzecz pracowników)
+ absencji
+ raporty kończących się umów, oraz badań
+ raporty o stanie zatrudnienia
+ raporty dotyczące symulacji listy płac
+ kontrolne analizy HR.
Jeśli rozważasz automatyzację raportowania oraz procesów księgowych i płacowych w swojej firmie, sugerujemy zdefiniowanie właściwych celów (jakiego rodzaju raportów i jak często będziesz potrzebować), przeanalizowanie bieżących procesów (jak wiele systemów jest w użyciu, gdzie przechowywane są najważniejsze dane itp.), a następnie, na podstawie tych informacji, wybór najbardziej efektywnej metody transformacji. Jeśli nie posiadasz wewnątrz organizacji wystarczających kompetencji, możesz zaangażować dodatkowego, zewnętrznego managera projektu, który posłuży wsparciem w trakcie weryfikacji procesu transformacji oraz pomoże w zarządzaniu zmianami.
Na koniec chcielibyśmy podkreślić, że wspomniane wyżej automatyczne raportowania jest jak najbardziej możliwe do wdrożenia już obecnie, gwarantując precyzyjną jakość oraz wiarygodność, niemniej jednak nowe technologie, takie jak AI, zyskują coraz większą popularność, dzięki czemu przed nami otwierają się także nowe możliwości w zakresie automatyzacji w przyszłości, a może nawet już dziś…
W razie jakichkolwiek pytań, eksperci BPiON pozostają do Twojej dyspozycji.