Życie lubi i potrafi zaskakiwać nawet największych przeciwników niespodzianek i nawet najlepiej przygotowanych na każdą ewentualność. Nieprzewidywalność jest bowiem najbardziej przewidywalnym elementem całego świata, a świata biznesu zwłaszcza. Jedyną strategią, by nieuniknione zaskoczenie nie przerodziło się w paraliżujący szok, jest opracowanie zawczasu planu awaryjnego.
Takim planem i skuteczną strategią w obliczu kryzysów i braków kadrowych jest delegowanie pracowników. Przedstawiciele działów HR wiedzą doskonale, że prędzej czy później, na mniejszą lub większą skalę, problem tego typu zaistnieje, a możliwości jakie daje delegowanie pracowników będą skutecznym lekarstwem na niespodziewane kłopoty.
Na czym polega delegowanie pracowników?
Delegowanie pracowników do pracy to korzystanie z zewnętrznych ekspertów w danej dziedzinie bez względu na to czy dotyczy finansów, usług kadrowo-płacowych, administracji czy IT. Taka możliwość nie wiąże się z koniecznością nawiązywania długotrwałego stosunku pracy oraz wszystkimi dodatkowymi kosztami jakie generuje etatowe stanowisko. Zewnętrzny ekspert jest tymczasowym wsparciem w wielkich strategicznych projektach lub mniejszych, codziennych zadania. Celem takiego rozwiązania jest zwiększenie efektywności, a często wręcz stworzenie możliwości prawidłowego wykonania zadania lub zadań. Dzięki takiemu rozwiązaniu firma może się na swoich kluczowych zadaniach, esencji swojej działalności.
Jakie korzyści przynosi delegowanie pracowników do pracy?
Delegowanie pracowników przynosi firmie liczne korzyści, z których nie wszystkie są widoczne na pierwszy rzut oka. Wśród tych oczywistych jest wyraźnie zauważalne obniżenie kosztów. Firma, która musi lub chce zdecydować się na delegowanie pracownika otrzymuje natychmiastowe eksperckie doświadczenie i profesjonalne wsparcie bez ponoszenia wszystkich dodatkowych kosztów związanych z utrzymaniem pracownika na etacie.
Nie ponosi wydatków związanych ze świadczeniami, szkoleniami, systemami motywacyjnymi i premiowymi. Ponadto w przypadku projektów tymczasowych odpadają też wysokie wydatki na stworzenie osobnego stanowiska pracy i związanej z tym infrastruktury. Jeszcze jedna, niemała, porcja oszczędności pochodzi z braku konieczności przeprowadzenia wieloetapowej rekrutacji i przestoju spowodowanego wdrożeniem nowego pracownika.
Jednak korzyści ekonomiczne to nie jedyne plusy jakie pojawiają się przy delegowaniu pracownika do pracy w firmie. Kolejnym jest w ogóle możliwość kontynuowania działalności w obliczu jakichkolwiek problemów kadrowych, nieobecności, braków specjalistów na rynku, niespodziewanych zwolnień czy chorób. Delegowanie pracowników jest często jedynym właściwym rozwiązaniem w przypadku konieczności natychmiastowego, nieoczekiwanego rozpoczęcia danego projektu. Ponadto, delegowany pracownik z solidnej, godnej zaufania firmy outsourcingowej to doświadczony ekspert w swojej dziedzinie, dysponujący szeroką, aktualną wiedzą i bogatym know-how, a w przypadku firm stawiających na wdrażanie nowoczesnych rozwiązań i innowacyjnych technologii stanowi także cenne źródło dostępu do takich rozwiązań i narzędzi.
Jakie są wyzwania i zagrożenia związane z delegowaniem pracowników?
Przy opracowywaniu praktycznej strategii efektywnego delegowania pracowników należy mieć też na uwadze potencjalne zagrożenia takiego rozwiązania, po to by się przed nimi ustrzec. Eliminacja ryzyka ich wystąpienia powinna nastąpić już na etapie selekcji firmy outsourcingowej z której usług będziemy chcieli skorzystać. Jednym z wyzwań związanych z powierzeniem zadań delegowanemu pracownikowi często jest brak jasności co do oczekiwań i obowiązków. Tutaj czynnikiem, który trzeba brać pod uwagę przy rozpatrywaniu firm outsourcingowych oferujących delegowanie pracowników jest otwarta, zrozumiała komunikacja.
W BPiON stawiamy na rozwój miękkich kompetencji naszych specjalistów na równi z ich wiedzą i umiejętnościami. Dlatego nasi eksperci są doświadczeni także na takich polach jak jak uważne słuchanie feedbacku i elastyczne dostosowanie się do zmieniających się potrzeb na podstawie otrzymanych informacji. Ponadto warto postawić na gotowość, chęć i możliwość regularnych spotkań i zdawania raportów z wykonywanych przez siebie zadań, ze szczególnym naciskiem na trzymanie się ustalonych standardów jakości.
Jednym z obecnych czynników ryzyka, także przy delegowaniu pracowników, jest obawa o ochronę własnych danych i zasobów. Powierzenie odpowiedzialności i obowiązków zewnętrznym ekspertów związane jest bowiem z z przekazaniem im dostępu do ważnych, nieraz poufnych informacji. W tym przypadku z wielką starannością i dbałością o szczegóły należy przyjrzeć się umowie. Solidny dostawca usług outsourcingowych potrafi zaproponować takie zapisy współpracy, które pozwalają rozwiać wszelkie wątpliwości i zapewnić poczucie bezpieczeństwa odpowiednimi klauzulami.
Jaką praktyczną strategię obrać do efektywnego delegowania pracowników?
Aby delegowanie pracowników sprzyjało jak największej efektywności powinno być działaniem strategicznym. Pierwszym krokiem jaki trzeba postawić na najlepszej drodze do celu jest gruntowne przemyślenie potrzeb i oczekiwań wewnątrz firmy i stworzenie możliwie jak najdokładniejszego profilu poszukiwanego eksperta. Maksymalne korzyści przynosi w tym przypadku rzetelnie przemyślany wybór oparty na znajomości własnych potrzeb oraz oferty firmy outsourcingowej, której ekspert dzięki swojej wiedzy, umiejętnością i doświadczeniu będzie mógł sprostać zadaniu.
Im bogatsza oferta zewnętrznego dostawcy, im więcej ma w repertuarze ról, kompetencji, know-how i poziomów doświadczenia, im bardziej elastycznie te elementy potrafi dopasować do konkretnych potrzeb, tym większe prawdopodobieństwo trafnej decyzji. Z pewnością warto też dopytać o to, czy delegowani pracownicy są zaznajomieni z aktualnym stanem prawnym i potrafią zapewnić zgodność procedur z przepisami oraz lokalnymi i międzynarodowymi regulacjami.
Kolejnym koniecznym obecnie punktem w strategii powinno być sprawdzenie potencjalnego kandydata pod kątem nastawienia do innowacji i rozwiązań wykorzystujących nowoczesne technologie. Rzetelni dostawcy usług korporacyjnych coraz częściej nadają tej kwestii priorytetowe znaczenie i coraz częściej budują zespoły ds. Transformacji cyfrowych i narzędzi hi-tech. Dzięki temu delegowanie pracowników do pracy w danej firmie przynosi też dodatkowy benefit w postaci wdrożenia i wykorzystania innowacyjnych systemów, oprogramowania i narzędzi albo dostęp do fachowej wiedzy na temat najlepszych nowych rozwiązań.
Na co zwrócić szczególną uwagę przy delegowaniu pracowników?
Strategia dla efektywnego delegowania pracowników powinna obejmować nie tylko proces ich poszukiwania i jak najlepszego wyboru. Oczywiście warto postawić na skorzystanie z usług firmy outsourcingowej, która specjalizuje się w potrzebnych nam zagadnieniach i może poszczycić się bogatym, różnorodnym doświadczeniem i partnerstwem z podobnymi firmami w tej samej branży.
Oprócz tego niezmiernie ważną kwestią są umiejętności miękkie, zwłaszcza komunikacyjne, delegowanego pracownika, jego proaktywna postawa i umiejętność samodzielnego rozwiązywania problemów. Przy tworzeniu strategii warto mieć to na uwadze i opracować plan w jaki sposób będziemy komunikować się z zewnętrznym ekspertem. Taki plan może obejmować cykliczne spotkania, analizowanie efektów jego pracy, otrzymywanie raportów czy system ocen i feedbacku. Dobrze opracowany plan i jasno wyrażone oczekiwania i wymagania oraz pozwolą obydwu stronom osiągnąć pożądane rezultaty.
Kontakt:
