Outsourcing usług płacowych – jakie korzyści przynosi w zarządzaniu dużą liczbą pracowników?

W tym artykule:

Każdy ekspert z dziedziny kadr i płac wie jak czasochłonne są zadania związane z procesami płacowymi, obsługą akt osobowych i szeregiem innych obowiązków. A każdy pracownik w każdej firmie zdaje sobie sprawę i wie z własnego doświadczenia, jak istotne jest wykonywanie tych zadań sprawnie i bezbłędnie. Ta świadomość sprawia, że coraz chętniej przedsiębiorstwa decydują się na outsourcing usług płacowych z pożytkiem dla wszystkich. 

Procesy kadrowo-płacowe i zarządzanie dużą liczba pracowników w obecnych czasach wymagają nie tylko eksperckiej wiedzy. W biznesowym krajobrazie coraz częściej trzeba aktualizować swoją wiedzę wzbogacając ją o znajomość najnowszych przepisów. Te zmieniają się bardzo często, a nadążanie za wszelkimi nowelizacjami i umiejętność ich analizy oraz zastosowania do konkretnych procesów i działań wymaga wprawy, czasu, a często także dodatkowego, rozbudowanego zespołu. Decydując się na outsourcing usług płacowych obowiązki zgodności z najaktualniejszym stanem prawnym przekazujemy zewnętrznej firmie. To nie jedyna korzyść wynikająca z tego coraz popularniejszego i coraz bardziej skutecznego rozwiązania. 

Jakie usługi obejmuje outsourcing płac?  

Usług, które obejmuje outsourcing payroll, jest co najmniej tyle, ile czasochłonnych obowiązków działów kadr i płac. Zewnętrzni eksperci potrafią kompleksowo sprostać pełnemu zestawowi tych obowiązków.  Począwszy od rozliczania wynagrodzeń pracowników, weryfikacji umów, sporządzania zaświadczeń i całej dokumentacji pracowniczej wraz z teczkami osobowymi, poprzez sprawy urzędowe związane z ZUS i PFRON, tworzenie dedykowanych raportów kadrowo-płacowych i księgowych, wsparcie w zakresie kontroli PIP i ZUS po konwersję i migrację baz danych oraz tworzenie platform do zarządzania czasem pracy i specjalnych portali pracowniczych. Jednak outsourcing kadr i płac wykracza dużo dalej poza twardy HR. Zewnętrzni eksperci HR/Payroll wspierają firmy także w opracowaniu nowych systemów motywacyjnych oraz obsługę procesów płacowych w burzliwych czasach, na przykład na etapie reorganizacji. A i to jeszcze nie koniec korzyści, jakie przynosi postawienie na outsourcing usług płacowych. 

W jaki sposób outsourcing płac może zaoszczędzić czas i zasoby firmy?  

Oczywiście najbardziej widoczną zaletą outsourcingu kadr i płac i zarządzania dużą liczbą pracowników są oszczędności na wielu poziomach. Powierzenie zadań payroll zewnętrznym specjalistom przynosi znaczną redukcję kosztów. Firma decydująca się na takie rozwiązanie eliminuje wydatki nie tylko związane z wynagrodzeniami własnego zespołu i kosztownym prowadzeniem działu, ale także nie musi martwić się znacznymi kosztami oprogramowania, aktualizacji systemów, sprzętu i technicznej infrastruktury, szkoleń czy kursów. Dzięki temu może maksymalnie efektywnie wykorzystać swoje zasoby i skoncentrować wysiłki na swojej kluczowej działalności i realizacji właściwych celów strategicznych. 

Jakie dodatkowe korzyści przynosi outsourcing usług płacowych?  

Outsourcing kadr i płac redukuje nie tylko te wymierne koszty. Eksperci outsourcingu payroll, z wieloletnim doświadczeniem i fachowym know-how zapewniają eksperckie wsparcie i niezbędną wiedzę o każdej najdrobniejszej nowelizacji i zmianie w przepisach. To zapewnia redukcję błędów i sprowadzenie ryzyka kosztownych konsekwencji tychże do najniższego możliwego poziomu. To oczywiście ma też pozytywny wymiar finansowy, bo błędy wynikające z niewiedzy własnego personelu mogą naprawdę sporo kosztować, skutkując znaczącą utratą zarówno pieniędzy jak i reputacji. Outsourcing usług płacowych jest zatem gwarancją prawidłowości i bezbłędności. 

Dodatkowo starannie dobrane systemy bezpieczeństwa i wykorzystanie najnowszych technologii i innowacji w służbie efektywności sprawia, że zmniejszają się obawy i wątpliwości związane z ochroną danych osobowych, nawet tych najbardziej wrażliwych. 

Ponadto firmy zmagają się z częstymi rotacjami pracowników, urlopami, zwolnieniami lekarskimi, oraz obecnie brakiem odpowiednich specjalistów w dziedzinie kadr i płac na rynku. Postawienie na outsourcing usług płacowych rozwiązuje te coraz częstsze i mające coraz droższe konsekwencje dylematy. 

Jak wybrać odpowiedniego dostawcę usług outsourcingu płac?  

To wszystko sprawia, że firmy zdają sobie sprawę, że outsourcing payroll to optymalne, a często też jedyne możliwe, rozwiązanie. Taka refleksja prowadzi do trudnego procesu selekcji najlepszego dostawcy outsourcingu usług płacowych i wyboru najbardziej solidnego partnera do tej roli wśród setek istniejących na rynku. Przy takiej decyzji z pewnością warto kierować się jak największym i jak najbardziej różnorodnym doświadczeniem dostawcy outsourcingu usług płacowych oraz historią jego współpracy z firmami z odpowiedniej branży. Opinie i rekomendacje w tym względzie to elementy o najwyższej wartości. Przeprowadzając pogłębiony research dobrze skoncentrować się także na tym czy dostawca zapewnia kompleksową usługę kadrowo-płacową i czy potrafi zapewnić zaawansowane, bezpieczne rozwiązania tych problemów i potrzeb, które pojawiają się w naszej działalności. 

Jak BPION może pomóc w zarządzaniu dużą liczbą pracowników? 

Naszą ofertę outsourcingu kadr i płac konstruujemy tak, by potrafiła sprostać zarówno najwyższym standardom jak i indywidualnym potrzebom i wymaganiom naszych partnerów. Nasz outsourcing usług płacowych i konkretne rozwiązania staramy się dopasować do Twojej organizacji. Nasi eksperci HR/Payroll potrafią kompleksowo zająć się wszelkimi zadaniami związanymi z obsługą kadrowo-płacową i zapewnić zgodność z najnowszymi przepisami prawnymi i regulacjami. Ponadto Zespół ds. Transformacji Cyfrowej, jaki stworzyliśmy w BPION w celu usprawnienia procesów biznesowych z wykorzystaniem najnowszych technologii, zapewnia innowacyjne, usprawniające prace rozwiązania czuwając przy tym nad najwyższym możliwym poziomem bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych i poufnych informacji. 

Kontakt:

bpion accounting finance payroll hr
Rafał Nadolny
Dyrektor Zarządzający,
Partner

Powiązane zagadnienia