Optymalizacja procesów płacowych to wyzwanie, które może znacząco usprawnić funkcjonowanie każdej organizacji. Przy odpowiednim podejściu można zminimalizować ryzyko błędów, zaoszczędzić czas i zoptymalizować wykorzystanie zasobów. W tym artykule przedstawiamy kluczowe aspekty, na które warto zwrócić uwagę, aby skutecznie rozpocząć transformację procesów płacowych.
Czas
Proces płacowy musi być zakończony na czas, aby umożliwić zamknięcie miesiąca finansowego i zapewnić terminowe wypłaty wynagrodzeń pracownikom. Aby to osiągnąć, należy zaplanować odpowiedni czas na realizację tego procesu. W firmach zatrudniających setki pracowników lub posiadających skomplikowane struktury wynagrodzeń, takie jak złożone systemy premiowe, proces może trwać dłużej. Kluczowe jest zapewnienie wystarczającej ilości czasu, aby gwarantować dokładność i przejrzystość działań.
Zbieranie i przesyłanie danych
Jednym z najważniejszych etapów procesu płacowego jest gromadzenie niezbędnych danych oraz późniejsze wprowadzanie wyników i aktualizacji do systemu płacowego. Jeśli dane są zbierane z różnych źródeł, takich jak e-maile, arkusze kalkulacyjne, dokumenty papierowe czy różne systemy oprogramowania, ryzyko błędów znacząco wzrasta. Niezależnie od tego, czy korzystasz z zewnętrznego dostawcy usług płacowych, czy zarządzasz procesem wewnętrznie, kluczowe jest korzystanie z dobrze zintegrowanych systemów. Dzięki temu jedna aktualizacja, np. korekta wynagrodzenia, automatycznie uaktualnia wszystkie powiązane dane. Aby uniknąć redundancji i usprawnić integrację, zaleca się centralną bazę danych, która przechowuje wszystkie wymagane informacje.
Przetwarzanie i przesyłanie danych
Dane używane do obliczeń płacowych, które następnie są przesyłane do odpowiedniego systemu, muszą być dostępne dla kilku stron: pracownika (który musi zrozumieć swój pasek wynagrodzeń) oraz działów finansowego i księgowego. Idealnym rozwiązaniem jest system, który automatycznie weryfikuje duże ilości danych, przetwarza je i generuje plik płatniczy. Plik ten można następnie przesłać do systemu bankowego, który automatycznie inicjuje przelewy. W mniej zaawansowanych przypadkach konieczna jest ręczna weryfikacja danych, takich jak kwota wynagrodzenia czy numer konta bankowego, przez co najmniej dwie osoby. Zautomatyzowany system pozwala na zbiorcze przesyłanie danych, ich przetwarzanie i weryfikację, co ułatwia pracę działom księgowym.
Przejrzystość i dostępność
Kiedy pracownik kontaktuje się z działem płac, pytając, dlaczego jego premia jest niższa niż oczekiwał, kluczowe jest, aby dane źródłowe można było znaleźć kilkoma kliknięciami, a nie szukać ich w e-mailu sprzed 17 dni. Nawet jeśli korzystasz z trzech oddzielnych systemów do obsługi płac, ewidencji czasu pracy i zarządzania urlopami, dobrze zorganizowany ekosystem umożliwia szybkie lokalizowanie i rozwiązywanie problemów.
Dokładność
Jeśli pracownicy nie otrzymują wynagrodzeń na czas z powodu błędów, nadmiernej liczby ręcznych operacji lub interwencji lub opóźnień w różnych etapach procesu, oznacza to, że system wymaga poprawy. Skuteczne systemy zapewniają dokładność naliczania płac i są zintegrowane z ewidencją urlopów oraz nieobecności, aby minimalizować ryzyko błędów. Najlepsze rozwiązania są w pełni cyfrowe, z wyjątkiem sytuacji wymagających dokumentów papierowych, np. wystawienia świadectwa pracy.
Raportowanie
Końcowy raport płacowy może wyglądać różnie w zależności od potrzeb zarządu, rodzaju danych potrzebnych do analizy oraz celów raportowania. Niezależnie od tego, czy zarząd preferuje proste raporty możliwe do pobrania, dostosowane raporty HR, czy intuicyjne raporty BI w czasie rzeczywistym, system powinien być na tyle elastyczny, aby sprostać tym wymaganiom.
Kontakt:
