Outsourcing zarządzania kadrami i płacami, jak każde konkretne rozwiązanie biznesowe, ma swoje plusy i minusy. Te pierwsze to podstawa każdego pakietu oferowanego przez zewnętrzne firmy outsourcingowe. Jednak tylko nieliczni dostawcy potrafią zminimalizować wady takiego rozwiązania do minimum przy pomocy zalet swojej oferty. Jakie są te najlepsze, choć nie tak powszechne, praktyki?
Korzyści
Zarządzanie kadrami i płacami to układanka złożona z mnóstwa elementów, z których każdy ma wielkie znaczenie. Firmy, które decydują się na przeniesienie całości lub części zadań związanych z tą kluczową dziedziną działalności kierują się konkretnymi korzyściami.
Payroll pozwala obniżyć koszty, w tym pokaźne koszty ukryte, związane z utrzymaniem wewnętrznego departamentu. To oczywiście nie tylko wynagrodzenia specjalistów HR, ale też ogromne pieniądze związane z wyposażeniem – zarówno miejsc pracy w drogie sprzęty, oprogramowanie i systemy, jak również pracowników w cenną, niezbędną wiedzę przez szkolenia, kursy i certyfikaty.
Dzięki temu firma oszczędza czas i zasoby, a środki te może skierować na bardziej priorytetowe obszary. Zlecając zarządzanie kadrami i płacami zewnętrznej firmie outsourcingowej można skupić się na swojej głównej działalności. Niewątpliwymi korzyściami dodatkowymi takiego rozwiązania jest dostęp do wiedzy, umiejętności i doświadczenia, a także elastyczność i niezależność od problemów kadrowych. A to spory atut – mieć wolną głowę od perturbacji związanych z zarządzaniem zespołem, wynagrodzeniami, urlopami i nieobecnościami pracowników działów HR.
Zamień ryzyko na szanse
Jednak outsourcing kadr i płac wiąże się z pewnymi wadami, a te rodzą uzasadnione wątpliwości. Tylko nieliczne firmy potrafią te wątpliwości rozwiać i niepewność zamienić na rozsądne prawdopodobieństwo powodzenia i skuteczności. Przyjrzyjmy się bliżej tym ryzykom i niebezpieczeństwom oraz sposobom na to, by zamiast ograniczeniami były nowymi możliwościami.
Obawą numer jeden może być utrata kontroli nad kluczowymi procesami i decyzjami. Na szczęście tam, gdzie pojawiają się problemy, tam można też znaleźć odpowiednie rozwiązanie. Niektóre firmy outsourcingowe pozwalają na zachowanie pewności i kontroli dzięki dostarczeniu właściwych narzędzi. Co prawda, to firma zewnętrzna przejmuje na siebie odpowiedzialność za czasochłonne i skomplikowane zadania i procesy związane z kadrami i płacami, ale to zlecający może trzymać rękę na pulsie. Wszelkie działania i efekty prac są bowiem natychmiastowo i stale widoczne w twojej firmie.
Ty masz kontrolę
Dostęp do platform, specjalnie stworzonych i skrojonych na miarę konkretnych potrzeb, generowanie raportów z postępów prac i wykorzystanie sprawdzonych globalnie narzędzi do zarządzania kapitałem ludzkim sprawiają, że wykonywane zewnętrznie zadania są w pełni kontrolowane wewnątrz twojej firmy, a wszystkie informacje masz na wyciągnięcie ręki.
Sami dołożyliśmy starań by opanować sztukę minimalizowania obaw przed utratą kontroli nad procesami. Wraz z przejęciem odpowiedzialności za niektóre lub wszystkie zadania związane z tematem kadr i płac, przyświecała nam ambicja by dodatkowo zapewnić największy możliwy komfort. Aby tego dokonać wyposażamy naszych klientów w specjalne narzędzia – gwarancję spokoju i kontroli.
W tym bogatym pakiecie bezpieczeństwa znaleźć można najróżniejsze rozwiązania. Wśród nich platformy do planowania i zarządzania czasem pracy, raporty kadrowo-płacowe oraz księgowe, wraz z plikami do automatycznego księgowania listy płac. Ponadto dostarczamy naszym partnerom interfejsy z regionalnymi lub globalnymi systemami informatycznymi do zarządzania zasobami ludzkimi, lub narzędziami do zarządzania kapitałem ludzkim, takimi jak Workday lub SAP SuccessFactors (itp), czy prowadzenie elektronicznej ewidencji urlopów i zwolnień chorobowych.
Cyfrowe rozwiązania w cyfrowej erze
Jak we wszystkich nowoczesnych rozwiązaniach z pomocą przychodzi nowoczesna technologia. Elektroniczny obieg dokumentacji kadrowej, z podpisami elektronicznymi czy elektroniczne akta osobowe pracowników, jak również narzędzia związane z portalem do samoobsługi pracowniczej to rozwiązania, które zapewniają nie tylko wygodę, ale także bezpieczeństwo i spokój. Pełny pakiet.
Jeszcze jedną wątpliwością przed zdecydowaniem się na outsourcing usług kadrowo-płacowych jest obawa o brak poufności danych. W naszym przypadku i w naszej ofercie z pomocą przychodzi zespół ds. transformacji cyfrowej, którego priorytetem działania jest zapewnienie bezpieczeństwa. Wykorzystujemy zaawansowane technologie dla zaawansowanego bezpieczeństwa – cyberbezpieczeństwa.
Świetną praktyką, na którą warto zwracać uwagę przy wyborze firmy outsourcingowej, jest jej zorientowanie na digitalizację. W BPiON cyfrowi specjaliści zapewniają nie tylko wspomniane cyberbezpieczeństwo, ale także niezbędne digitalowe rozwiązania i narzędzia. Jednym z nich jest zapewnienie konwersji i migracji baz danych.
Online i onsite
W obecnej hybrydowej rzeczywistości najlepszą praktyką jest wspomaganie rozwiązań zdalnych i wirtualnych, rozwiązaniami bardziej tradycyjnymi. Elastyczność działania i modułowość dostosowana do konkretnych potrzeb jest dużą kartą przetargową. Warto, by firma outsourcingowa oprócz usług zdalnych, oferowała wsparcie onsite, w siedzibie klienta, wtedy gdy jest to potrzebne i pożądane.
Powód jest prosty – każdy biznes zbudowany jest na relacjach. Stały, bezpośredni kontakt budzi zaufanie, jest podstawą partnerstwa i dostarcza wszelkich niezbędnych informacji o zmieniającym się świecie HR. Monitorowanie i informowanie o zmianach przepisów w zakresie prawa pracy, podatków oraz ubezpieczeń społecznych, a także kompleksowe przeprowadzenie przez każdy proces kadrowo-płacowy jest w biznesie nie do przecenienia.
Jeszcze więcej korzyści i dobrych praktyk
Powierzenie zarządzania kadrami i płacami nie jest łatwą, nie budzącą wątpliwości decyzją. Przy jej podjęciu warto kierować się konkretnymi referencjami od innych klientów. A także potrzebami konkretnej branży i miejsca działania. Dużym atutem jest to, że firma może pochwalić się wszechstronną obsługą bez granic – zarówno dla jednego kraju jak i dla wielu jednocześnie. Znajomość zawiłości prawnych, międzynarodowych i lokalnych oraz globalne doświadczenie to benefit, który oferują tylko nieliczne firmy outsourcingowe, ale który może przynieść cenne korzyści.
Kontakt:
