Każda wartościowa innowacja szybko staje się powszechnie obowiązującym standardem, a każda nowinka technologiczna znana początkowo w wąskim gronie dynamicznie zyskuje światowy rozgłos. Tak stało się z usługami w chmurze, które przebojem wdarły się do świata biznesu, a bez księgowości w chmurze trudno wyobrazić sobie efektywne działanie w globalnej gospodarce opartej na danych i w codziennych obowiązkach.
Popularność księgowości w chmurze nie jest oczywiście związana tylko i wyłącznie z fascynacją nowymi technologiami. To bowiem rozwiązanie, które daje liczne, wymierne korzyści. Wszystkie one składają się na korzyść największą – szansę na zdobycie przewagi konkurencyjnej.
Na czym polega księgowość w chmurze?
Księgowość w chmurze prowadzi się na zewnętrznej przestrzeni do obliczeń księgowych. Innymi słowy wszelkie dane, dokumenty i informacje znajdują się w jednym miejscu w postaci cyfrowej. Można powiedzieć, że chmura to inaczej jedno, wielkie digitalowe archiwum, choć jej rola nie ogranicza się tylko do przechowywania plików, które mogą kiedyś się przydać. To rozwiązanie, które wspomaga aktualne procesy, bieżącą komunikację i wymianę informacji.
Jakie są główne zalety przeniesienia księgowości do chmury?
Powodem dla którego księgowość w chmurze tak szybko i tak chętnie zdobywa popularność i wysokie notowania jest długa lista jej zalet i korzyści jakie przynosi. Przede wszystkim pozwala na ogromne oszczędności. Umieszczenie księgowości w chmurze skutkuje usprawnieniem pracy księgowych, dyrektorów i analityków finansowych, a przez automatyzację powtarzalnych czynności oszczędza czas. Zapewnia także redukcję kosztów dzięki wyeliminowaniu konieczności utrzymania drogiej infrastruktury IT, sprzętu, oddzielnych stanowisk pracy ds. kwestii technicznych oraz zakupu i licencji pudełkowych wersji oprogramowania. To wiąże się z kolejną zaletą – szybkim, stałym dostępem do księgowości w chmurze z dowolnego miejsca o dowolnym czasie.
W skrócie – to rozwiązanie ekonomiczne, optymalne i wygodne.
Czy księgowość w chmurze jest bezpieczna?
Wszystkie te korzyści nie miałyby prawa bytu i nie podbiłyby świata biznesu, gdyby nie zapewniały maksymalnego bezpieczeństwa danych. W początkach istnienia usług chmurowych obawy przez utratą poufnych informacji oraz atakiem hakerów na dokumenty i dane sprawiły, że dokonano wszelkich starań by problem wyeliminować. Obecnie obowiązkowe certyfikacje centrów danych są tak restrykcyjne, że gwarantują najwyższy poziom bezpieczeństwa. Ponadto szyfrowanie połączenia SSL, dwustopniowe uwierzytelnianie i spełnianie wszelkich wytycznych związanych z RODO sprawiają, że dane są pod specjalną ochroną.
Jak personalizacja i elastyczność wpływają na efektywność księgowości w chmurze?
Niezwykle docenianą właściwością księgowości w chmurze są jej nieograniczone możliwości personalizacji i elastyczność konfiguracji. Dzięki rozlicznym opcjom indywidualnego dopasowania do konkretnych potrzeb biznesowych można otrzymać rzetelne i kompletne dane, takie, których akurat potrzebujemy. Informacje o bieżącym stanie zasobów, efektywności przedsiębiorstwa, analiza płynności, zadłużenia, wartości i źródeł sprzedaży – wszystko to jest na wyciągnięcie ręki. I wszystko to, dzięki szybkiemu generowaniu niezbędnych dokumentów usprawnia procesy księgowe, pozwalając zaoszczędzony czas i zasoby skoncentrować na innych, strategicznych zadaniach.
Jakie są możliwości wsparcia technicznego przy korzystaniu z księgowości w chmurze?
Księgowość w chmurze ma bardzo intuicyjny charakter i do pełnego wykorzystania jej zalet nie potrzebne są dodatkowe, specjalistyczne szkolenia. Oprogramowanie nie tylko nie stwarza problemów, ale służy także pomocą w redukcji naszych pomyłek i typowo ludzkich błędów czy niedopatrzeń. Księgowość w chmurze nadąża nie tylko za technologicznym rozwojem, ale także za dynamicznie zmieniającym się prawem. Decydując się na takie rozwiązanie, dostajemy gwarancję bieżących aktualizacji związanych z nowelizacjami, zmianami przepisów i regulacji.
Jakie zmiany przynosi cyfryzacja dokumentacji w kontekście księgowości w chmurze?
Choć zastąpienie papierowych dokumentów ich cyfrowymi odpowiednikami może budzić, jak każda rewolucyjna zmiana, obawy, to szybko można przekonać się o pozytywnym charakterze tej transformacji. Elektroniczny obieg dokumentów, wygodna wymiana faktur, większa kontrola wielu procesów związanych z dokumentacją to ewidentne plusy w codziennej pracy. Odpowiednie uprawnienia można przyznać też partnerom biznesowym i kontrahentom, co skutkuje przyspieszeniem procedur i ułatwia obustronną komunikację i wymianę informacji. Ponadto księgowość w chmurze jest zgodna z ustawą o rachunkowości. Informacje, które zostały wprowadzone do ksiąg rachunkowych są wykorzystane przez dedykowany program do stworzenia automatycznego dziennika, który jest jednym z obowiązkowych elementów księgowości.
Jak BPION może pomóc?
W BPION wiemy, jak ważna, wręcz niezbędna, jest umiejętność wykorzystania nowych technologii w usprawnianiu działalności przedsiębiorstw. Dlatego nasze usługi outsourcingu księgowego nie kończą się na zapewnieniu zgodności z przepisami księgowymi oraz podatkowymi. Stworzyliśmy ekspercki Zespół ds. Transformacji Cyfrowej, który przeprowadza naszych partnerów przez wszystkie kroki niezbędne do tego, by stać się firmą napędzaną technologią i wyposażoną w narzędzia do efektywnego elektronicznego obiegu dokumentów. Nasi eksperci IT potrafią dostarczyć skuteczne rozwiązania pomostowe, łączące rozmaite systemy ERP i zapewniając ich harmonijną integrację. Zespół ds. Transformacji Cyfrowej BPION wie, jak usprawnić procesy księgowe i jak najlepiej wykorzystać nowe technologie do tego, by otrzymywać rzetelne, kompletne dane pomocne w optymalizacji działalności, a tym samym skutkujące większą wydajnością, efektywnością operacyjną i przewagą konkurencyjną.
Kontakt:
