Drobne błędy i niedopatrzenia mogą sporo kosztować, zwłaszcza jeśli pojawiają się w sprawozdaniach finansowych. Na szczęście można je wyłapać i naprawić. Są jednak przypadki kiedy wręcz trzeba. Zgodnie z prawem niektóre firmy mają obowiązek przeprowadzić audyt ksiąg rachunkowych. Kiedy jest to wymagane i z jakimi określonymi w przepisach obowiązkami się to wiąże?
Firmy przeprowadzają audyt ksiąg rachunkowych, bo chcą sprawdzić lub potwierdzić ich poprawność. Kiedy pojawia się taka potrzeba lub chęć, wtedy zewnętrzna firma audytowa starannie przegląda całą dokumentację księgową, rozliczenia podatkowe i te dotyczące ubezpieczeń społecznych. Taka weryfikacja pozwala wychwycić błędy, a tym samym zaznaczyć obszary, w których konieczna jest poprawa. Co więcej, może podsunąć także wskazówki do pożądanych działań zaradczych i uwypuklić ostrzeżenia, na które elementy trzeba zwrócić baczniejszą uwagę, by uniknąć podobnych pomyłek w przyszłości. Taki audyt rachunkowy jest dobrowolny i opcjonalny.
Kiedy audyt jest obowiązkowy?
Audyt obowiązkowy ma ściśle określone wymagania i terminy, regulowane przez ustawę o rachunkowości. O tym, jakie firmy i instytucje są zobowiązane do sprawdzenia poprawności i rzetelności swoich ksiąg rachunkowych mówi art. 64 ust. 1 tej ustawy. A wspomina o bankach, spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych, instytucjach finansowych i ubezpieczeniowych, spółkach aukcyjnych czy spółkach przejmujących i spółkach nowo zawiązanych. Bez względu na inne czynniki, sam status tych jednostek nakłada na nie obowiązek corocznego audytu rachunkowego.
Poza tymi konkretnymi rodzajami działalności, audyt obligatoryjny z prawnego punktu widzenia dotyczy też innych firm. Ustawa taki obowiązek nakłada na firmy, które spełniają 2 z 3 wskazanych warunków. Są to sytuacje, w których zatrudnienie średnioroczne w przeliczeniu na pełne etaty przekracza 50 osób, suma aktywów przekracza 2,5 mln euro, a przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów przekraczają 5 mln euro. Jeśli firma w poprzednim roku obrotowym spełnia 2 lub wszystkie warunki wtedy musi przeprowadzić zewnętrzny audyt.
Jak przebiega obowiązkowy audyt?
Sam proces takiego obowiązkowego audytu musi spełniać warunki określone w ustawie. Po pierwsze, musi być przeprowadzony przez biegłego rewidenta z uprawnieniami do badania sprawozdań finansowych. Wyboru firmy audytowej dokonuje organ zatwierdzający sprawozdania finansowe jednostki. Pierwszą umowę trzeba podpisać na czas nie krótszy niż 2 lata z możliwością przedłużenia na kolejne cykle.
Po drugie, należy zapewnić biegłemu rewidentowi dostęp do ksiąg rachunkowych, czyli zestawienia obrotów i sald oraz zapisy księgowe oraz wszelkich dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Po trzecie, trzeba przestrzegać ściśle wyznaczonych terminów. Sprawozdanie finansowe musi być udostępnione najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników lub walnym zgromadzeniem członków. Samo sprawozdanie musi zostać sporządzone w ciągu 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego i zatwierdzone najpóźniej w ciągu 6 miesięcy od końca roku obrotowego.
Obowiązkowy audyt krok po kroku
Sam proces obowiązkowego audytu ksiąg rachunkowych rozpoczyna się od uchwały podjętej przez organ zarządzający dotyczącej wyboru firmy audytowej. Następnie, po zawarciu odpowiedniej umowy, następuje kompletowanie wszelkich niezbędnych dokumentów, umowy spółki, umów kredytowych i stworzenie planu dalszego działania. Kolejnym punktem na liście zadań biegłego rewidenta jest inwentaryzacja składników majątku. Po tym następuje właściwa część audytu. To etap, który obecnie może być przeprowadzany stacjonarnie lub zdalnie, a dokumenty mogą być zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej.
Kluczowe jest, aby podczas obsługi audytu mieć po swojej stronie profesjonalne wsparcie księgowe. Wybierając dostawcę usług księgowych radzimy sprawdzać jak w praktyce będzie wyglądało wsparcie księgowe podczas audytu. Jako BPiON wspieramy Klientów podczas wszelkiego rodzaju audytów, zarówno tych wewnątrz grupowych jak i statutowych.
Kontakt:
