Nasze ubezpieczenie obejmuje m.in .: odpowiedzialność zawodową, naruszenie dóbr osobistych, naruszenie praw własności intelektualnej, odpowiedzialność związaną z Internetem, odzyskiwanie dokumentów i danych elektronicznych oraz koszty sądowe.

Istotą outsourcingu onsite jest to, że specjalista oddelegowany przez dostawcę usług księgowych / płacowych wykonuje zadania związane z wakatem u klienta zapewniając zastępstwo na czas nieobecności. Warunki świadczenia usług (lokalizacja, użytkowanie sprzętu, czas trwania, funkcje kontrolne i wiele więcej) mogą być elastycznie zmieniane takżę w trakcie świadczenia usług. W ramach usługi onsite zapewniamy dostęp do wiedzy naszego zespołu księgowego oraz kadrowo-płacowego.

Elastyczność, bezpieczeństwo, ekonomia.Oddelegowany specjalista jest wspierany przez profesjonalny zespół BPiON, dzięki czemu nasi klienci otrzymują wiedzę i doświadczenie kilku działów w jednej osobie. Zawsze przydzielamy specjalistę z odpowiednim doświadczeniem.Poza tym w przypadku urlopu lub choroby zagwarantowana jest ciągłość świadczenia usługi.

Nie, ponieważ w przypadku pracy tymczasowej usługodawca deleguje do klienta konkretnego pracownika na dane stanowisko, nie sprawując nad nim kontroli. W przypadku outsourcingu on-site gwarantujemy wykonanie zadań księgowych lub kadrowo-płacowych w ramach usługi on-site pod nadzorem merytorycznym managera BPiON.

Zasadniczo nie, aczkolwiek jeżeli zarówno pracownik jak i klient są zainteresowani takim rozwiązaniem, jesteśmy otwarci na szukanie satysfakcjonującego rozwiązania w drodze trójstronnych negocjacji. Niezależnie od tego, podczas obsługi Onsite masz okazję sprawdzić wiedzę i wydajność oddelegowanego specjalisty.

Aby procesy kadrowo-płacowe oraz księgowe działały prawidłowo, konieczne jest właściwe wdrożenie usług. Podczas wdrożenia migrowane są dane, ustawiany system oraz tworzone dedykowane rozwiązania, jak choćby połączenia pomiędzy ststemami (interface). Czasem konieczna jest także konwersja danych kadrowo-płacowych. Parametryzowane są systemy oraz uruchamiane procesy testowe. W zależności od zakresu usługi, w podstawowym przypadku warto zaplanować na wdrożenie od 1 do 3 miesięcy. Na okres realizacji usług księgowych / kadrowo-płacowych może mieć również wpływ to, czy jest to outsourcing procesów wewnętrznych, czy jedynie zmiana dostawcy usług kadrowo-płacowych lub księgowych. W przypadku przejęcia od innego dostawcy usług kadrowo-płacowych, okres wypowiedzenia jest zwykle wystarczający do zakończenia prac wdrożeniowych. W przypadku outsourcowania procesów wewnętrznych proces wdrożenia wygląda nieco inaczej, ponieważ sposób ułożenia procesów jak i zakres może się różnić.

Rozpoczynając obsługę systemy muszą być stabilne, aby móc wykonywać poprawnie zadania księgowe i kadrowo-płacowe. W tym celu tworzona jest baza danych księgowych lub płacowych oraz ustawiane aplikacje. Na koniec należy wspomnieć, że w ramach procesu wdrożeniowego prawdopodobnie dokonamy zmian technicznych w zakresie używanych aplikacji oraz połączeń pomiędzy nimi, które wpłyną na efektywność codziennej pracy.

To zależy od złożoności projektu. W przypadku projektów płacowych duży wpływ ma na to jakoś otrzymanych danych (format, kompletność) oraz ilość koniecznych połączeń pomiędzy systemami (interface). Często konwersja danych jest ukrytym kosztem wdrożenia,którego nie widać w ofercie. Polecamy sprawdzić co się stanie jeśli wybrany dostawca nie otrzyma danych w wymaganym formacie. W przypadku wdrożeń księgowych istotna jest branża w której działa klient, specyfika biznesu (ilość i rodzaj transakcji) oraz stopień digitalizacji danych. Dodatkowo istotnym czynnikiem mogą być dedykowane raporty.

Dość częstym argumentem przeciwko outsourcingowi księgowości, kadr i płac są trudności wynikające z odległości pomiędzy Klientem a dostawcą usłgu. To właśnie ten problem można doskonale rozwiązać projektując i testując docelowy proces. W takich przypadkach należy położyć większy nacisk na transformację procesów pomiędzy Klientem a outsourcerem, co zazwyczaj zwiększa także efektywność po stronie Klienta. W przypadku wdrożenia obsługi księgowej częścią zadań wdrożeniowych jest sprawdzenie księgi głównej m.in. pod kątem ewentualnych anomalii, nieprawidłowości czy niespójności, dzięki czemu nunikamy korekt na koniec roku. Dlatego niezwykle ważne jest, aby zadbać o właściwą realizację zadań wdrożeniowych.

Na zarządzanie przepływem danych między dwoma dostawcami usług i rolę uczestników mogą również wpływać warunki umowne i postawa przekazującego usługodawcy. BPiON udziela swoim klientom porad i informacji potrzebnych do skutecznego przejęcia (np .: preferowane formaty danych, krytyczne pytania, wymagane dokumenty), także możemy uczestniczyć w negocjacjach w miarę możliwości. Należy tutaj zauważyć, że w przypadku wypowiedzenia umowy z poprzednim usługodawcą zalecamy dokładne ustalenie zakresu obowiązków w czasie nakładających się okresów. Przykładami są deklaracje VAT i zadania na koniec roku. Bardzo istotną kwestią jest format otrzymanych danych. Wielu dostawców usług uznaje, że jeśli format nie spełnia ich wymagań, to obowiązek ich korekty leży po stronie Klienta. W BPiON z przyjemnością podejmiemy się konwersji danych z formatu zewnętrznego na format BPiON.

Nie możemy ustalać cen standardowych, ponieważ wiele czynników specyficznych dla klienta może wpływać na kształtowanie się kosztów związanych z obsługą. Dlatego przed każdą ofertą omawiamy potrzeby klienta poruszając takie tematy jak liczba pracowników, poziom rotacji, aktualne procesy i używane systemy, składniki płacowe, benefity, rodzaje wynagrodzeń, ilość cykli płacowych. W każdym przypadku przygotowujemy naszą ofertę, biorąc pod uwagę otrzymane odpowiedzi.

Nie możemy mówić o standardowych cenach w przypadku zadań księgowych. Wynagrodzenie za usługę outsourcingu księgowego jest ustalane po przeanalizowaniu obecnych procesów, zakresu, ilości i rodzaju transakcji, używanych systemów, wymaganych raportów i stopnia digitalizacji danych księgowych. Wpływ na cenę ma również planowany system księgowy – dostawcy lub klienta. Na podstawie tych wszystkich informacji tworzymy spersonalizowane oferty.

W przypadku usług księgowych i tax compliance opłata miesięczna zawiera prowadzenie ewidencji transakcji księgowych, zamknięcia na koniec miesiąca, przygotowanie zeznań podatkowych oraz przygotowanie wymaganych raportów (GUS, NBP). Dodatkowo jest możliwośc sporządzania na życzenie raportów finansowych i zarządczych.

W przypadku usług płacowych opłaty obejmują przygotowanie kalkulacji wynagrodzeń, przygotowanie list płac, sporządzanie raportów kadrowo-płacowych, kalkulacja składek na ubezpieczenia społeczne (ZUS) oraz zaliczek na podatek dochodowy PIT.
Niezależnie od rodzaju usługi w przypadku stawek godzinowych przygotowujemy estymowaną ilość godzin potrzebnych do wykonania zadania i stawkę godzinową, aby móc łatwo zaplanować związane z tym koszty. Po wykonaniu usługi przygotujemy szczegółowe zestawienie godzin.

Niezależnie od tego, czy chodzi o zadania księgowe czy kadrowo-płacowe przed każdą usługą rozliczaną godzinowo przygotowujemy estymację czasu potzrebnego do wyonania zadania oraz stawkę godzinową dla właściwej osoby. Dzięki czemu można łatwo zaplanować związane z tym koszty. Po wykonaniu usługi klienci otrzymują szczegółowe zestawienie godzinowe.

Osoba kontaktowa informuje w odpowiednim czasie swoich Klientów o czasie trwania urlopu i przekazuje kontakt do osoby zastępującej. Wszystkie procesy związane z świadczeniem usług dla klienta są w BPiON dokładnie opisane, aby szybko umożliwić zastępstwo nawet na wypadek nieplanowanej nieobecności.

To zależy od złożoności pytania. Zawsze staramy się odpowiedzieć w jak najkrótszym czasie tj. nie dłużej niż w ciągu doby. Jeśli pytanie wymaga bardziej złożonej analizy informujemy o terminie spodziewanej odpowiedzi.

Oprócz obowiązkowych raportów i sprawozdań finansowych, zapewniamy na żądanie dowolny format wewnętrznego raportu zarządczego zarówno w zakresie księgowośći jak i kadr oraz płac. Planowane raporty najlepiej skonfigurować w systemie w trakcie wdrożenia. Raporty ad hoc jesteśmy w stanie szybko wygenerować na żądanie.

Częśtotliwość raportowanie dostosowujemy do potrzeb klienta. Standardowo ,ożemy dostarczyć raporty w języku polskim i angielskim, ale na życzenie także w innych językach.

Dzięki usługom księgowym i kadrowo-płacowym BPiON uzyskujesz dostęp do bazy technologicznej, która pozwala na digitalizację dokumentów, automatyzację procesów, tworzenie elektronicznych obiegów dokumentów i dostęp do systemów, których samodzielne wdrożenie wiązałoby się ze znacznym kosztem dla klienta. Systemy i aplikacje BPiON utrzymywane, aktualizowane, administrowane i rozwijane, aby sprostać potzrebom klientów. Wykorzystanie skali jaką dają wszyscy klienci outsourcera jest znacznie korzystniejsze niż samodzielne wdrażanie narzędzi do digitalizacji.

Nasi pracownicy posiadają bogate doświadczenia w zakresie systemów ERP. Obecnie wykorzystujemy łącznie kilkanaście różnych systemów ERP (SAP, Enova, Optima, Yardi, Coda (UNIT4), Axapta – Microsoft Dynamics, Octopus, iScala, SunSystem, Oracle, ENOVA, Microsoft Navision, Exact, Key Software, NetSuite Oracle), ale w razie potrzeby po zapewnieniu odpowiedniego przeszkolenia reaizujemy usługi na dowolnym systemie. Jeśli ze strony klienta nie ma specjalnych wymagań względem systemu, realizujemy usługi w systemie BPiON Enova.

Tak, oczywiście. Nasi specjaliści płacowi oraz księgowi mają ogromne doświadczenie w pracy na wielu systemach, jak SAP, Enova, Oracle, Workday, Nexon, Teta, Optima, Navision. Opanowanie nowszych systemów nigdy nie stanowiło dla nas problemu. Zazwyczaj obsuga systemu do rozlcizania czasu pracy (RCP) jest pozostawiana zespołowi klienta. Jeśli jednak klienci potrzebują systemu do planowania i rozliczania czasu pracy BPiON posiada nowoczesną platformę, którą może udostępnić.

Zawsze musisz iść krok po kroku. W pierwszej kolejności polecamy zacząć od zminimalizowania ilości papieru, a dopiero potem zająć się tematem transformacji danych, mierzenia i optymalizacji procesów. Zawsze musisz iść krok po kroku. W pierwszej kolejności polecamy zacząć od zminimalizowania ilości papieru, a dopiero potem zająć się tematem transformacji danych, mierzenia i optymalizacji procesów.

Warto przeanalizować procesy wewnętrzne pod kątem możliwości digitalizacji danych. W ramach obsługi księgowej i kadrowo-płacowej zapewniamy system ECMS, który digitalizację oraz automatyzcję procesów biznesowych.

Nie musisz kupować programów, ponieważ je udostępniamy w ramach świadczonych usług.

W ramach świadczonych przez nas usług, zawsze dążymy do zwiększenia efektywności, dlatego nieustannie mierzymy i optymalizujemy procesy. Nasze doświadczenia wykorzystujemy u wielu klientów z różnych branż. Chętnie też pełnimy rolę konsultanta w zakresie optymalizacji procesów. W takim przypadku analizujemy systemy i mapujemy procesy klienta szukając optymalnych rozwiązań.

Jeśli masz jakieś pytania lub problemy z systemami BPION posiada własny zespół techeniczny gotowy świadczyć pomoc.

Oczywiście, że tak. Istnieje kilka rozwiązań w tym zakresie. System oferowany przez BPiON jest połączony za pomocą web service z systemem kadrowo-płacowym Enova BPiON, jednak istnieje również możliwość połączenia się z systemem klienta. Oferowany system oprócz funkcjonalności pozwalających na planowanie grafików, rozliczanie czasu pracy posiada możliwość tworzenia elektronicznych wniosków kadrowych(workflow), oraz pełną funkcjonalność Pulpitów Pracowniczych (Employee Self Services). Całość jest dostępna z poziomu przeglądarki internetowej, także w wersji mobilnej.

Oprócz outsourcingu księgowości, płac i administracji kadrowej, nasze portfolio usług obejmuje również wsparcie SSC, sekretariat korporacyjny, rozwój procesów cyfrowych i outsourcing onsite.

Wybór odpowiedniego dostawcy usług kadrowo-płacowych i budowanie efektywnej współpracy rozpoczynamy od starannie przygtowanej analizy procesów do wyceny. Ważne jest, aby Klient dobrze przemyślał zakres usług, wymagania raportowe, oszacował możliwości techniczne w zakresie przekazania danych historycznych. Ważne, aby dobrze ustalić poziom szczegółowości zapytania ofertowego.

Podczas outsourcingu procesów biznesowych (BPO), pojawia się wiele pytań dotyczących zarówno zalet, jak i wad przyszłej współpracy. Poza twardymi danymi, które należy sprawdzić polecamy sprawdzić: poziom rotacji pracowników, zadowolenie klientów, referencje, zasady jakimi się kieruje. Często kluczowa na etapie codziennej współpracy jest komunikacja. Warto porozmawiać na etapie ofertowania z docelowym zespołem do obsługi klienta.

W trakcie wdrożenia tworzone są harmonogramy współpracy i naliczeń, które uwzględniają wszelkie istotne terminy nakolejne 12 miesięcy. Niezaleznie w każdym miesiącu zespół BPiON prześle do klienta instrukcję płatności oraz paczkę przelewów w formacie wybranego banku.

Oprócz lokalnych standardów rachunkowości, BPiON świadczy usługi w zakresie prwadzenia księg i konsolidacji zgodnie z IFRS, MSSF, US GAAP, LUX GAAP.

Tak, nasz zespół księgowy z przyjemnością pomoże Ci w przygotowaniu ogólnych zasad rachunkowości.

Tak, jesteśmy do Państwa dyspozycji w przypadku pytań. Mamy doświadczony zespół ekspertów, dzięki którym można uzyskać profesjonalne odpowiedzi na prawie każde pytanie w zakresie księgowości, kadr i płac, podatków, czy ubezpieczeń społecznych (ZUS).

Oczywiście, jest to możliwe. W takim przypadku zespół klienta wykonuje część zadań księgowych. Istnieje możliwość oddelegowania pracownika BPiON do obsługi tej część procesu (outsourcing onsite). Przykładem zadań pozostawianych wewnątrz organizacji jest fakturowanie, obsługa obiegu dokumentów, kontakt z dostawcami, rozliczanie produkcji, prowadzenie magazynu, windykacja.

Jako dostawca outsourcingu kadr i płac, kładziemy duży nacisk na wymagania bezpieczeństwa zarówno względem środowiska fizycznego, jak i IT. Posiadamy wdrożone procedury BCP. Outsourcing kluczowych obszarów, jakim są księgowość i płace może być dobrym sposobem, aby zminimializować ryzyko utraty ciągłości obsługi.

Zapewniamy również usługi doradcze w zakresie planów BCP oraz możemy świadczyć usługę rezerwowego dostawcy usług (BCP back up).

Transformacja i standaryzacja procesów, wyższa efektywność procesów, dostęp do nowoczesniej technologii w modelu SaaS, szybszy dostęp do danych wspierających decyzje biznesowe; łatwa skalowalność; elastyczne ceny (zależne od dokumenty/ilości pracowników); redukcja kosztów.

Umowa SLA (Service Level Agreement) może być częścią kontraktu outsourcingowego. Obejmuje m.in.. określenie usług i oczekiwanych rezultatów, czasy reakcji, dostępnośc wsparcia, procedury rozwiązywania sporów.

Należy dokonać analizy czynności pod kątem konieczności mierzenia jej efektywności. Niektóre wskaźniki mogą pozostać ogólne np.. Dostarczenie raportów w terminie do dnia, inne powinny być podane bardzo dokładnie np.. Dostęp do aplikacji, poprawność kalkulacji. Liczba KPI powinna być zminimalizowana do niezbędnego minimum, aby skupiać się na najistotniejszych wskaźnikach dla biznesu.

Przygotowanie analizy obecnych procesów – może być wykonana z preferowanym dostawcą; zapewnienie wewnętrznych zasobów do zarządzania projektem, koordynowania prac po stronie klienta; uzyskanie danych odpowiedniej jakości od obecnego dostawcy.