Lean, to działania maksymalizujące wartości dla klienta, przy jednoczesnym usprawnianiu procesów i procedur wewnętrznych (czyli minimalizacji strat). Każdy proces, niezależnie od jego charakteru, może być efektywny, mniej efektywny, szybszy lub bardziej czasochłonny. Kluczowe jest, aby zrozumieć, że nie wszystkie działania w procesie wnoszą wartość dodaną dla klienta. Warto przyjrzeć się, co uniemożliwia dostarczanie wartości, wykluczając lub minimalizując marnotrawstwa procesowe, co najbardziej wpływa na tę wartość dodaną oraz jak można ją zmaksymalizować (wykluczając wszelki marnotrawstwa procesowe).
Odpowiednia identyfikacja marnotrawstw powoduje zmniejszenie nakładu kapitału, ograniczenie nakładu sił pracowników na dane zadanie, a także czasu koniecznego do wykonania pracy, wszystko to sprawia, że nasza firma staje się bardziej atrakcyjna i konkurencyjna na rynku.
Wartością dodaną są wszystkie czynności, które bezpośrednio kreują produkt lub usługę pożądaną przez klienta. Muszą być wykonane poprawnie za pierwszym razem w oczekiwanej jakości i dostarczone w ustalonym terminie.
Należy podkreślić, że nie wszystkie czynności w procesie dodają wartość. W usługach jedynie kilka procent czasu pracy stanowi wartość dodaną. Najwięcej czasu pochłaniają czynności niezbędne, wymagane przez przepisy lub system, które nazywamy marnotrawstwem koniecznym. Chociaż nie dodają one wartości, są niezbędne do wykonania pracy. Ważne jest, aby je optymalizować, automatyzować i skracać.
Warto wspomnieć o 6 głównych marnotrawstw oczywistych, które zdiagnozowała Toyota, są to:
1. Nadprodukcja: produkowanie więcej, wcześniej lub szybciej niż jest to potrzebne. Przykłady to rozbudowane raporty, zbędne skany, maile do niepotrzebnych odbiorców oraz spotkania, na których obecność nie jest konieczna.
2. Nadmierny zapas: gromadzenie nadmiaru dokumentów i informacji, zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej.
3. Nadmierny transport: przemieszczanie dokumentacji i materiałów, które nie przynoszą wartości. Dotyczy to również wymiany maili.
4. Zbędny ruch: działania pracowników, które nie tworzą wartości dodanej. Często są związane z ergonomią pracy. W usługach zbędny ruch występuje, gdy pracujemy bez standardów, działając intuicyjnie zamiast według najlepszych praktyk zespołu.
5. Błędy i braki: niepoprawnie wykonana praca lub praca wymagająca poprawek lub uzupełnień. Błędy i braki wymagają dodatkowego czasu na ich poprawienie, co wydłuża proces.
6. Oczekiwanie: czas spędzony na czekaniu na współpracowników, zatwierdzenia czy informacje. Oczekiwanie generuje nadmiar spraw i kolejkowanie zadań. Podczas oczekiwania pracowników, można zajmować się innymi czynnościami, ale przerwany proces oczekuje (wydłuża się czas brutto).
Dodatkowym marnotrawstwem jest nadmierne przetwarzanie, czyli niepotrzebne przetwarzanie lub wysiłek, który nie tworzy wartości. Przykłady to wykonywanie więcej czynności, niż jest to ustalone i oczekiwane.
Koszty marnotrawstwa
Jak się zapewne domyślamy, marnotrawstwa generują koszty – zarówno bezpośrednie, jak i pośrednie. Koszty naprawy i reklamacji można oszacować na podstawie czasu pracy lub kosztów rekompensaty. Koszty utraty klienta to utracone przychody. Trudniej jest natomiast oszacować tzw. koszty reputacyjne oraz m.in. negatywny wpływ na pozycje firmy na rynku. Błędy też najczęściej wynikają z działania ludzi, co może z kolei prowadzić do nieprzyjemnej atmosfery w pracy, nieporozumień, obwiniania i narzekania – już samego w sobie będącego marnotrawstwem.
Optymalizacja procesów i eliminacja marnotrawstw są zatem kluczowe dla zwiększenia efektywności i dostarczania wartości dodanej klientom. Są konieczne także do rozwoju firmy, zwiększania jej konkurencyjności, poprawy jakości pracy i dostarczanego ostatecznie do klienta produktu.
Marnotrawstwa w kontekście e-teczki
E-teczka, czyli elektroniczna dokumentacja pracownicza, jest przykładem procesu, który może być zoptymalizowany w celu eliminacji marnotrawstw zwłaszcza takich jak oczekiwanie, poprawianie potencjalnych błędów, a także uniknięcia czynności manualnych (przepisywanie i wprowadzanie danych do systemu). Aby zminimalizować marnotrawstwa w kontekście e-teczki, warto:
- Standaryzować procedury – opracowanie standardowych procedur pracy z dokumentacją.
- Szkolenie pracowników – regularne szkolenia z zakresu obsługi systemów zarządzania dokumentacją, aby zwiększyć efektywność i jakość pracy zespołów.
- Monitorowanie i optymalizacja – regularne monitorowanie procesów i wprowadzanie usprawnień, aby eliminować marnotrawstwa i zwiększać wartość dodaną dla klienta.
- Centralizować dane- trzymanie wszystkich dokumentów w jednym, łatwo dostępnym systemie.
Sprawdź naszą ofertę!
Kontakt:
