Elektroniczne księgi podatkowe – kto i od kiedy musi je prowadzić i wysyłać do urzędu skarbowego?

Polska administracja podatkowa stopniowo wprowadza obowiązek elektronicznego prowadzenia i przesyłania ksiąg podatkowych do urzędu skarbowego w strukturze JPK.

Zmiana ta jest częścią cyfryzacji systemu podatkowego i oznacza, że przedsiębiorstwa będą przekazywać administracji skarbowej pełne dane księgowe w ustandaryzowanej formie elektronicznej.

Nowe przepisy nie wchodzą jednak w życie jednocześnie dla wszystkich firm. Obowiązek został rozłożony na kilka etapów, w zależności od wielkości przedsiębiorstwa i sposobu rozliczeń podatkowych.

Spis treści:

• Kiedy wchodzi obowiązek wysyłania ksiąg w formacie JPK?
• Jakie pliki JPK będą przesyłane?
• Kiedy należy przesłać księgi do urzędu skarbowego?
• Kto nie musi przesyłać elektronicznych ksiąg?
• Co nowe przepisy oznaczają dla firm?

Kiedy wchodzi obowiązek wysyłania ksiąg w formacie JPK?

Harmonogram wdrożenia nowych przepisów obejmuje trzy główne etapy.

1. Najwięksi podatnicy – księgi za rok 2025

Pierwszą grupą objętą obowiązkiem są największe przedsiębiorstwa.

Od roku podatkowego rozpoczynającego się po 31 grudnia 2024 r. elektroniczne księgi będą musieli prowadzić i przesyłać:

• podatkowe grupy kapitałowe,
• podatnicy CIT, których przychody w poprzednim roku przekroczyły 50 mln euro.

W praktyce oznacza to, że za rok 2025 największe firmy po raz pierwszy przekażą księgi do urzędu skarbowego w 2026 roku. Termin na złożenie JPK CIT przypada na dzień 31.07.2026 roku.

2. Kolejna grupa firm – księgi za rok 2026

Od roku podatkowego rozpoczynającego się po 31 grudnia 2025 r. obowiązek zostanie rozszerzony na kolejną grupę przedsiębiorstw.

Dotyczy to podmiotów, które:

• rozliczają VAT miesięcznie,
• składają plik JPK_V7M.

W tej fazie obowiązek obejmie już nie tylko księgi rachunkowe, ale także inne ewidencje podatkowe, w zależności od formy prowadzonej działalności.

Wszystkie pozostałe firmy – księgi za rok 2027

Od roku podatkowego rozpoczynającego się po 31 grudnia 2026 r. nowe regulacje obejmą wszystkie pozostałe podmioty prowadzące działalność gospodarczą, w tym firmy:

• rozliczające VAT kwartalnie,
• zwolnione z VAT.

Oznacza to, że docelowo praktycznie każdy przedsiębiorca prowadzący księgi podatkowe będzie zobowiązany do ich prowadzenia w systemie informatycznym i przesyłania do administracji skarbowej w strukturze JPK.

Jakie pliki JPK będą przesyłane?

Rodzaj przekazywanych plików zależy od sposobu prowadzenia księgowości.

Spółki prowadzące księgi rachunkowe (CIT)

Podmioty prowadzące pełną księgowość będą przekazywać m.in.:

• JPK_KR_PD – księgi rachunkowe dla celów podatkowych
• JPK_ST_KR – ewidencję środków trwałych

Warto jednak pamiętać, że dla części okresów ustawodawca przewidział czasowe zwolnienie z obowiązku przesyłania pliku dotyczącego środków trwałych. Największe podmioty nie są zobligowane do wysyłki JPK_ST_KR za 2025 rok. Obowiązek ten będzie dopiero od 2026 roku.

Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów

Podmioty rozliczające się na podstawie PKPiR będą przesyłać:

• JPK_PKPIR – podatkową księgę przychodów i rozchodów
• JPK_ST – ewidencję środków trwałych

Podatnicy na ryczałcie

W przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych obowiązek obejmie:

• JPK_EWP – ewidencję przychodów
• JPK_ST – wykaz środków trwałych.

Kiedy należy przesłać księgi do urzędu skarbowego?

Księgi będą przekazywane raz w roku, po zakończeniu roku podatkowego.

Termin wysyłki jest powiązany z terminem złożenia rocznego zeznania podatkowego (np. CIT-8 lub PIT).

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorstwa będą przesyłać elektroniczne księgi wraz z rocznym rozliczeniem podatku dochodowego. Należy również zauważyć, że termin na złożenie JPK CIT dla największych podatników za 2025 rok został przesunięty z 31 marca 2026 roku na 31 lipca 2026 roku.

Kto nie musi przesyłać elektronicznych ksiąg?

Ustawodawca przewidział kilka wyjątków. Z obowiązku przekazywania ksiąg w strukturze JPK zwolnione są m.in.:

• niektóre podmioty zwolnione z podatku CIT,
• podatnicy prowadzący uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów,
• wybrane zagraniczne zakłady prowadzące uproszczoną ewidencję podatkową.

Co nowe przepisy oznaczają dla firm?

Nowe regulacje oznaczają znaczącą zmianę w relacji przedsiębiorstw z administracją podatkową.

Urząd skarbowy uzyska dostęp do szczegółowych danych księgowych w ustandaryzowanym formacie cyfrowym, co pozwoli na automatyczną analizę danych i szybsze wykrywanie nieprawidłowości.

Dlatego dla wielu firm kluczowe będzie:

• dostosowanie systemów księgowych i ERP do nowych struktur JPK,
• prawidłowe mapowanie danych księgowych,
• uporządkowanie procesów raportowania podatkowego.

W praktyce przygotowania do nowych obowiązków warto rozpocząć odpowiednio wcześniej – szczególnie w organizacjach o dużej skali operacji i złożonej strukturze księgowej.

Kontakt: