Unijna Dyrektywa (UE) 2023/970 w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń poprzez środki zwiększające przejrzystość płac wprowadza istotne zmiany w sposobie raportowania i zarządzania wynagrodzeniami w firmach.
Jej głównym celem jest zmniejszenie luki płacowej między kobietami a mężczyznami oraz wzmocnienie zasady równego wynagrodzenia za taką samą lub równorzędną pracę.
Co to oznacza dla działów HR, CFO i specjalistów ds. płac – szczególnie w Polsce i regionie Europy Środkowo-Wschodniej?
Dlaczego jawność wynagrodzeń jest tak ważna?
Według danych Eurostatu, w 2023 roku średnia różnica w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn w UE wynosiła 12,7 %, a w Polsce 7,8 %.
W niektórych krajach (np. Łotwa – prawie 19 %) luka ta jest znacznie większa, podczas gdy w Luksemburgu niemal zanikła.
Brak przejrzystości płacowej utrudniał dotąd pracownikom dochodzić równego traktowania i wynagrodzenia za porównywalną pracę.
Dyrektywa ma zapewnić bardziej sprawiedliwe i transparentne systemy wynagrodzeń, w których pracownicy wiedzą, jak kształtują się płace, a pracodawcy mogą odpowiedzialnie uzasadniać swoją politykę płacową.
Zakres dyrektywy
Dyrektywa obejmuje wszystkich pracowników w rozumieniu prawa krajowego, w tym osoby zatrudnione w niepełnym wymiarze, na czas określony, za pośrednictwem agencji pracy tymczasowej, na platformach cyfrowych oraz stażystów i praktykantów, jeżeli spełniają kryteria stosunku pracy. Jej przepisy stosuje się również do osób ubiegających się o zatrudnienie, co oznacza obowiązek przejrzystości już na etapie rekrutacji.
Nowe obowiązki dla pracodawców
1. Podawanie widełek wynagrodzenia w rekrutacji
Pracodawca musi poinformować osoby ubiegające się o zatrudnienie o wysokości wynagrodzenia początkowego lub jego przedziale (w ogłoszeniu, przed rozmową kwalifikacyjną lub w inny sposób, zanim zostanie zawarta umowa).
Pracodawcy nie powinni pytać kandydatów o wysokość ich poprzedniego wynagrodzenia.
2. Prawo pracowników do informacji
Pracownicy mają prawo żądać informacji o średnich poziomach wynagrodzeń dla osób wykonujących taką samą lub równorzędną pracę.
Kryteria ustalania wynagrodzeń, awansów i progresji płacowej muszą być transparentne i neutralne płciowo, a także udostępnione pracownikom w sposób zrozumiały.
3. Raportowanie różnic wynagrodzeń
Pracodawcy zatrudniający co najmniej 100 pracowników będą zobowiązani do regularnego raportowania dotyczącego różnic w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn.
Częstotliwość raportowania będzie uzależniona od wielkości pracodawcy:
- ≥ 250 pracowników – raport co roku,
- 150–249 pracowników – raport co 3 lata,
- 100–149 pracowników – raport co 3 lata (z możliwością późniejszego wejścia w życie tego obowiązku zgodnie z prawem krajowym).
Państwa członkowskie mogą obniżyć progi lub zwiększyć częstotliwość raportowania.
Sprawozdania muszą być publikowane w sposób publicznie dostępny, np. na stronie internetowej pracodawcy lub za pośrednictwem krajowych organów monitorujących.
Wspólna ocena wynagrodzeń (próg 5 %)
Jeżeli raport wykaże, że luka płacowa między kobietami a mężczyznami przekracza 5 % i nie została uzasadniona obiektywnymi czynnikami (innymi niż płeć), pracodawca ma 6 miesięcy na wyjaśnienie lub usunięcie różnicy.
Jeśli tego nie zrobi, musi wspólnie z przedstawicielami pracowników przeprowadzić ocenę wynagrodzeń i opracować plan działań naprawczych.
Sankcje i środki ochrony pracowników
- Pracownicy mogą dochodzić pełnego odszkodowania za naruszenie zasady równego wynagrodzenia, bez ustawowego limitu kwotowego.
- Ciężar dowodu spoczywa na pracodawcy – to on musi udowodnić, że stosuje obiektywne i sprawiedliwe kryteria płacowe.
- Państwa członkowskie mają obowiązek wprowadzić skuteczne, proporcjonalne i odstraszające sankcje, w tym kary finansowe.
- Publikacja i analiza danych muszą odbywać się z poszanowaniem ochrony danych osobowych i anonimizacji pracowników.
Terminy i etapy wdrożenia
- Termin transpozycji: do 7 czerwca 2026 r. – do tego czasu wszystkie kraje UE muszą wdrożyć dyrektywę do prawa krajowego.
- Pierwsze raporty dla pracodawców zatrudniających ≥ 250 osób będą dotyczyć roku 2026 i zostaną złożone w 2027.
- Państwa członkowskie mogą określić kolejne etapy dla mniejszych pracodawców (150–249 oraz 100–149 pracowników).
Co to oznacza dla firm w Polsce i regionie CEE?
Dla przedsiębiorstw z Polski, Węgier, Rumunii czy innych krajów Europy Środkowo-Wschodniej dyrektywa oznacza nowe obowiązki administracyjne i konieczność modernizacji systemów HR.
Aby zapewnić zgodność z przepisami, firmy powinny już teraz zacząć:
- budować transparentne struktury płacowe,
- zmodernizować systemy kadrowo-płacowe,
- wdrożyć cyfrowe narzędzia raportowe,
- przeszkolić działy HR i kadrę zarządzającą z nowych obowiązków prawnych.
Kluczową rolę w procesie przygotowań mogą odegrać zewnętrzni partnerzy – biura rachunkowe i firmy outsourcingowe, które zapewnią zgodność z nowymi regulacjami UE w sposób efektywny i kosztowo bezpieczny.
Podsumowanie
Dyrektywa UE o jawności wynagrodzeń to nie tylko obowiązek prawny, ale również szansa na zwiększenie zaufania pracowników, poprawę kultury organizacyjnej i zwiększenie atrakcyjności pracodawcy.
Liderzy HR i finansów powinni już teraz rozpocząć działania:
- przygotować się do obowiązkowego raportowania,
- przeanalizować struktury płacowe i procesy wynagradzania,
- skorzystać ze wsparcia ekspertów HR i płac, którzy pomogą w dostosowaniu firmy do wymogów dyrektywy.
Chcesz dowiedzieć się, jak Twoja firma może przygotować się do nowych zasad jawności wynagrodzeń UE?
Kontakt:
Rafał Nadolny
Dyrektor Zarządzający,
Partner
