Automatyzacja kadr i płac w polskich firmach wciąż jest daleka od pełnego wdrożenia. Tylko 21 proc. firm ma niemal w pełni zautomatyzowane procesy, a w 24 proc. większość zadań nadal wykonywana jest ręcznie. Efekt? Rozproszone dane, papierowy obieg dokumentów i czasochłonne rozliczenia wciąż są codziennością.
Raport o cyfryzacji kadr i płac powstał na podstawie dwóch badań przeprowadzonych wiosną i latem 2026 roku. Jedną ankietę przeprowadzono wśród 173 przedstawicieli średnich i dużych firm. Mierzyła ona poziom cyfryzacji i bariery wdrożenia. Drugą ankietę przeprowadzono wśród 1300 respondentów i dotyczyła ona bieżących problemów operacyjnych działów kadrowo-płacowych. Z pierwszego badania wynika, że 54 proc. firm zdigitalizowało tylko wybrane obszary swojej działalności. Co więcej, aż 24 proc. respondentów deklaruje, że w ich firmach większość zadań nadal wykonywana jest “ręcznie”.
Rozproszone dane i papierowe dokumenty wciąż blokują kadry i płace
Rozproszenie danych (czyli praca w różnych narzędziach jednocześnie) to dziś najczęściej wskazywany problem działów kadrowo-płacowych: zgłosiło go 42 proc. respondentów biorących udział w ogólnopolskiej ankiecie do raportu “Kadry i płace. Indeks cyfryzacji 2026”. Kolejny problem to papierowy obieg dokumentów m.in. urlopów, delegacji czy umów (wskazało go 39 proc. badanych) oraz zbyt długie rozliczanie czasu pracy i wynagrodzeń (35 proc. ankietowanych). Aż 33 proc. przyznaje, że wysokie ryzyko błędów ludzkich jest jednym z głównych wyzwań ich działu.
W praktyce zdarza się, że dane pracownicze żyją w wielu miejscach jednocześnie. Dział HR ma swoje pliki, dział finansowy swoje, a manager jeszcze inne. Każda zmiana, czy to podwyżka, zmiana stanowiska, nowe świadczenie, wymaga ręcznej aktualizacji w kilku miejscach. Rozbieżności między wersjami wychodzą przy naliczeniu albo przy audycie. Ręczne przepisywanie danych między systemami strukturalnie generuje błędy, ale nie z winy ludzi, tylko z winy architektury procesu.
– mówi Marta Różańska, Client Service Director z BPiON.
Pełna treść artykułu dostępna na portalu pulshr
Marta Różańska ma za sobą ponad 20 lat pracy w kadrach, płacach i księgowości, w międzynarodowych zespołach i globalnych organizacjach. W BPiON buduje i udoskonala struktury operacyjne, które realnie pomagają klientom sprawnie zarządzać procesami kadrowo-płacowymi.
Jej mocną stroną nie jest sama wiedza techniczna, ale umiejętność projektowania procesów biznesowych i prowadzenia klientów przez zmianę. Wie, jak wiele daje automatyzacja i digitalizacja, i ma w tym spore doświadczenie: od pierwszych rozmów o potrzebach klienta po wdrożenie gotowego rozwiązania.
Pomaga firmom odejść od papierowej dokumentacji pracowniczej na rzecz cyfrowych akt osobowych oraz chętnie dzieli się wiedzą: współorganizuje warsztaty dla klientów i webinary, na których pokazuje, jak działają cyfrowe akta pracownicze, i obala mity wokół przejścia z papieru na wersję cyfrową.
Kontakt:
