Pracownik pakuje laptopa, rezerwuje pokój w hotelu ze spa gdzieś nad Adriatykiem i przez dwa tygodnie pracuje tak, jakby siedział we własnym biurze. Szefowi mówi tylko tyle, że bierze wolne. O miejscu pobytu milczy. Taki model pracy Anglosasi nazywają „hush trips” albo „quiet vacations”, po polsku po prostu cichymi wakacjami, i jak zwraca uwagę rp.pl, zjawisko to niepokoi coraz więcej działów HR ([sukces.rp.pl](https://sukces.rp.pl/styl-zycia/art44828281-ciche-wakacje-to-nowe-zmartwienie-pracodawcow-tak-pracownicy-robia-sobie-wolne)).
Dla pracownika to sposób na oderwanie się od codzienności bez uszczuplania puli płatnego urlopu. Dla pracodawcy to często pierwsza wiadomość o tym, że ktoś z zespołu przez ostatni miesiąc wykonywał obowiązki służbowe w zupełnie innym kraju niż ten, w którym formalnie jest zatrudniony.
Dlaczego miejsce pracy nigdy nie jest szczegółem bez znaczenia?
Praca zdalna sprawiła, że wielu pracowników i menedżerów zaczęło traktować lokalizację jako kwestię czysto techniczną. Laptop, internet, kamerka i w zasadzie nieważne, czy praca dzieje się w Warszawie, czy w Portugalii.
Z punktu widzenia prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i podatków to jednak zupełnie inna sprawa. Wykonywanie pracy na terytorium innego państwa, nawet przez kilka dni, może uruchamiać obowiązki, o których ani pracownik, ani jego przełożony często nie mają pojęcia. Chodzi między innymi o to, któremu systemowi zabezpieczenia społecznego dana osoba podlega, gdzie powinny trafić składki i czy w ogóle istnieje podstawa prawna do świadczenia pracy poza granicami kraju zatrudnienia.
Pisaliśmy już szerzej o jednym z takich dokumentów, zaświadczeniu A1, które potwierdza podleganie polskiemu systemowi ubezpieczeń podczas pracy w innym kraju UE, EOG lub Szwajcarii. Tutaj chcemy pokazać szerszy obraz: to, że A1 jest tylko jednym elementem układanki, która zaczyna się w momencie, gdy pracownik kupuje bilet lotniczy, a firma o tym nie wie.
Co umyka firmie, gdy wyjazd dzieje się po cichu?
Kiedy pracodawca wie o planowanym wyjeździe z wyprzedzeniem, może sprawdzić, czy sytuacja wymaga zaświadczenia A1, czy trzeba zgłosić delegowanie, jak wygląda kwestia ubezpieczenia zdrowotnego na miejscu. Przy cichych wakacjach ten etap po prostu nie istnieje.
Efekt jest taki, że firma dowiaduje się o problemie dopiero przy okazji kontroli, zapytania od zagranicznego urzędu albo reklamacji ubezpieczyciela. Rp.pl zwraca uwagę, że ciche wakacje funkcjonują w swoistej szarej strefie, bo praca za granicą rodzi pytania o prawo pracy, zobowiązania podatkowe i ubezpieczenie, a przy niektórych branżach dochodzi jeszcze ryzyko związane z bezpieczeństwem danych firmowych. Eksperci cytowani w artykule radzą, żeby zamiast udawać, że problemu nie ma, po prostu rozmawiać z zespołem otwarcie o planach wyjazdu i wspólnie ustalać, czy dana lokalizacja nie generuje ryzyka dla żadnej ze stron.
Rozliczanie czasu pracy, gdy zespół pracuje z trzech stref czasowych
Drugi wątek, o którym rzadko się mówi przy okazji cichych wakacji, to rozliczanie czasu pracy. Kiedy pracownik przenosi się choćby o dwie, trzy strefy czasowe, zmienia się moment rozpoczęcia i zakończenia dnia pracy, dostępność w godzinach pracy zespołu, a czasem też liczba przepracowanych nadgodzin.
Dla działu kadr oznacza to konieczność prawidłowego udokumentowania, kiedy faktycznie świadczona była praca, niezależnie od tego, z jakiego miejsca na świecie. Ewidencja czasu pracy prowadzona bez wiedzy o rzeczywistej lokalizacji pracownika łatwo traci wiarygodność, a to prosta droga do sporu przy ewentualnej kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.
Jak firma może zabezpieczyć się przed niespodzianką?
Najprostszym rozwiązaniem jest jasna, spisana polityka dotycząca pracy z zagranicy, obejmująca obowiązek zgłoszenia wyjazdu z odpowiednim wyprzedzeniem, listę krajów, w których taka praca jest dopuszczalna, oraz procedurę weryfikacji, czy w danym przypadku potrzebne jest zaświadczenie A1, zgłoszenie delegowania albo dodatkowe ubezpieczenie.
Równie ważne jest wskazanie jednej osoby lub działu odpowiedzialnego za taką weryfikację. W praktyce to właśnie tutaj najczęściej sprawdza się outsourcing kadr i płac. Firma zewnętrzna, która na co dzień zajmuje się usługami kadrowo-płacowymi dla kilku rynków jednocześnie, zna aktualne przepisy dotyczące oddelegowania, wie, kiedy wystąpić o A1 i potrafi tak poprowadzić rozliczanie czasu pracy, żeby dokumentacja nie budziła wątpliwości nawet przy pracy rozproszonej geograficznie.
Ciche wakacje nie znikną, ale firma nie musi działać po omacku
Praca zza granicy stała się częścią rzeczywistości wielu zespołów i trudno oczekiwać, że pracownicy przestaną szukać sposobów na połączenie obowiązków z odrobiną zmiany scenerii. Zadaniem pracodawcy nie jest walka z tym trendem, tylko zbudowanie procedur, które sprawią, że wyjazd pracownika przestanie być zagadką dla działu kadr.
Jeśli Twoja firma nie ma jeszcze takiej procedury albo nie wie, jak w praktyce ogarnąć dokumentację przy pracy zespołu z kilku krajów naraz, BPiON pomoże ją przygotować i przeprowadzi Cię przez cały proces krok po kroku.
Kontakt:
