B2B pod lupą. Co firmy w Polsce muszą wiedzieć o nowych zasadach przekształcania umów cywilnoprawnych?

Dlaczego wprowadzenie tych zmian graniczy z pewnością?

W przeciwieństwie do wcześniejszych projektów, ta reforma:

• jest wpisana do KPO jako element spełnienia unijnych kamieni milowych, powiązanych z wypłatą środków z UE,
• ma już oszacowany i przedstawiony stronie unijnej efekt finansowy – z wyliczeń Ministerstwa Finansów wynika, że przekształcenie ok. 10% „fikcyjnych” umów B2B mogłoby dać sektorowi finansów publicznych ok. 212 mln zł rocznie,
• przewiduje wzmocnienie roli PIP, w tym nowe uprawnienia do administracyjnego ustalania istnienia stosunku pracy, oraz unowocześnienie sposobu prowadzenia kontroli, co ma zwiększyć skuteczność egzekwowania prawa pracy.

W praktyce oznacza to, że Inspekcja Pracy zyska nie tylko formalne kompetencje, ale też realne narzędzia, by aktywniej badać umowy cywilnoprawne – w szczególności tam, gdzie model B2B lub zlecenia w istocie przypomina klasyczny etat.

Najważniejsza zmiana: decyzja administracyjna zamiast klasycznego powództwa o ustalenie – z kontrolą sądu pracy

Potoczne „przekształcenie umowy B2B” oznacza nie zmianę, ale stwierdzenie, że umowa o pracę istnieje, czyli może działać też wstecznie. Dziś kompetencje do takiego wiążącego uznania umowy B2B za umowę o pracę ma wyłącznie sąd, po przeprowadzeniu postępowania dowodowego. W ramach planowanej reformy rynku pracy od 2026 r. obok sądu podobne  uprawnienia nabędzie Państwowa Inspekcja Pracy. Inspektor,o ile stwierdzi, że we współpracy z kontrahentem  przeważają cechy etatu, będzie mógł wydać decyzję administracyjną ustalającą istnienie stosunku pracy.  Weryfikacja tej decyzji może nastąpić dopiero w postępowaniu odwoławczym: najpierw przez Głównego Inspektora Pracy, a następnie przez sąd.

Zapowiedzianym celem zmian jest ograniczenie tzw. fikcyjnego samozatrudnienia i usprawnienie egzekwowania prawa pracy.

Co to oznacza dla firm?

1. Decyzja będzie wykonalna natychmiast (w określonym zakresie)

Po wydaniu decyzji obowiązki pracodawcy, jakie przepisy prawa pracy raz przepisy podatkowe i ubezpieczeniowe wiążą z nawiązaniem stosunku pracy, powstają natychmiast od dnia doręczenia decyzji, także w wypadku, gdy firma złoży odwołanie.

Uchylenie natychmiastowej wykonalności decyzji ma być możliwe tylko, gdy odrębnie postanowi o tym Główny Inspektor Pracy lub sąd uznając, że wykonanie przed prawomocnością mogłoby spowodować istotne i nieodwracalne skutki dla pracodawcy lub kontraktora objętego decyzją.

W praktyce może to oznaczać natychmiastowe:

• ujawnienie stosunku pracy,
• naliczanie składek ZUS,
• prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej,
• respektowanie uprawnień pracowniczych.

2. To inspektor będzie oceniał, czy istnieje stosunek pracy

Nie nazwa umowy, lecz faktyczne wykonywanie pracy decyduje o tym, czy dana współpraca jest B2B czy etatem. Inspektor PIP oceni czy występowały elementy charakterystyczne dla stosunku pracy. „Czerwone flagi” to m.in.:

• podporządkowanie kierownictwu i wykonywanie poleceń służbowych,
• stałe miejsce i godziny pracy,
• zakres zadań tożsamy z pracownikami etatowymi,
• brak ryzyka ekonomicznego po stronie kontraktora.

3. Decyzja, która działa wstecz- nowy pracownik z dnia na dzień.

Zgodnie z najnowszą wersją projektu decyzja inspektora PIP stwierdzająca istnienie stosunku pracy może obejmować nawet 3 lata wstecz od daty wszczęcia postępowania.

Inspektor wydaje decyzję, a firma musi co najmniej:

• zgłosić „nowego” pracownika do ZUS (z odpowiednim kodem),
• przygotować dokumentację pracowniczą,
• uzupełnić akta osobowe,
• rozliczyć urlopy i czas pracy,
• przygotować się do rozliczenia zaległych składek,
• przygotować się do skorygowania PIT i ewentualnej dopłaty podatku.

Co ważne – w przypadku złożenia odwołania od decyzji jej wykonalność w zakresie zapłaty PIT i składek za okresy sprzed dnia wydania decyzji jest z mocy ustawy wstrzymana:

• najpierw do upływu terminu na wniesienie odwołania,
• a w razie wniesienia odwołania – do czasu rozpatrzenia sprawy przez sąd pracy.

Daje to trochę więcej czasu na zorganizowanie finansowania zaległości, ale nie zmienia bieżących obowiązków z zakresu prawa pracy wobec dotychczasowego kontraktora chyba, że rygor natychmiastowej wykonalności został zawieszony.

Ryzyko podatkowe: zakwestionowanie faktur VAT

Jeśli kontraktor wystawiał faktury jako przedsiębiorca, a decyzja PIP stwierdzi, że faktycznie świadczył pracę, pojawia się ryzyko podatkowe, o którym ostrzegają eksperci podatkowi. Organy skarbowe mogą bowiem próbować:

• uznać faktury za „puste”,
• zakwestionować odliczenia VAT,
• zażądać korekt deklaracji,
• naliczyć odsetki.

To potencjalnie najbardziej kosztowny element całej reformy, szczególnie dla firm rozliczających duże wolumeny usług B2B.

Dlaczego firmy muszą działać już teraz?

Z perspektywy zarządu to nie tylko kwestia zgodności z nadchodzącymi przepisami. Proaktywne podejście realnie wpływa na:

• ochronę płynności finansowej,
• ograniczenie ryzyk podatkowych,
• bezpieczeństwo osobiste członków zarządu,
• stabilność operacyjną w przypadku decyzji obejmujących wiele osób.

Jakie działania prewencyjne są kluczowe?

• Audyt modeli współpracy
• Ocena ryzyka odpowiedzialności zarządu
• Przygotowanie scenariuszy działania
• Wdrożenie zabezpieczeń organizacyjnych

Podsumowanie: stabilność biznesu zależy od przygotowania

Planowane zmiany oznaczają, że model współpracy B2B wymaga dziś:

• przemyślanego wdrożenia,
• stałego monitorowania,
• wczesnej identyfikacji ryzyk,
• gotowych scenariuszy działania.

Bezpieczna współpraca to nie tylko zgodność z prawem – to odporność firmy na regulacyjne zmiany, które w 2026 roku mają stać się faktem.

BPiON wspiera organizacje w całym procesie przygotowania do nowych zasad. Skontaktuj się z nami, pomożemy Ci przejść przez reformę bezpiecznie, zgodnie z prawem i z pełną kontrolą nad ryzykiem.

Kontakt: